Création d’un SAE mutualisé – Retour d’expérience du Centre de Gestion de l’Oise

Pierre Sylvestre (Chef de Projet SAE Cdg60) et Emmanuel Vive (Directeur Territoires Numériques Cdg60) ont exposé le projet pragmatique et novateur d’un Système d’archivage électronique mutualisé pour les collectivités du département de l’Oise.

Dans le cadre de la dématérialisation des flux financiers imposé par les ministères il y a une convention avec le ministère des finances qui spécifie (p. 8) l’exigence d’un SAE pour les collectivités locales. Comme celles-ci sont d’envergure très variables ces exigences ont forçé à une réflexion visant à mutualiser les moyens, ce qui à conduit le centre de gestion du département de l’Oise a mener ce projet.

Le choix du prestataire pour se projet à été Locarchives en utilisant l’application Mnesys de Naoned.

La question du coût par rapport aux surfaces financières de collectivités de grandeur très variables, a conforté le modèle du cloud qui a été une aide à ce niveau mais a nécessité des aménagements fins de tarification avec le prestataire de service.

Pour éviter des « à coup » de transfert de données vers le serveur le projet à fait développer toute une série de connecteurs pour automatiser le processus de versements des flux de données.

Chronologiquement, le projet a démarré par la fin du cycle de vie (SAE) et le centre de gestion avance maintenant en amont du cycle sur un projet de GED.

Est-ce que nos collègues de l’Oise n’ont-ils pas construit un Archiving as a Service ?

La présentation est disponible sur le site de l’AAF (pour les membres AAF):
http://www.archivistes.org/-Supports-de-presentation-#!

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Métadonnées, gestion des documents d’activités et Cloud Computing

Miche Cottin (Orange Labs) a introduit sa conférence avec les considérations suivantes :
Les métadonnées pour les documents d’activité sont parfois abordées avec trois types d’approches, parfois caricaturales :

  • L’évacuation : c’est une question relevant des « métiers »
  • La fausse bonne idée : Il suffit d’appliquer le « Dublin Core »
  • Ecouter l’utilisateur : « moins c’est bien mais plein c’est encore mieux »

Or, nous sommes passés en quelques années …

  • d’un mode de gestion des métadonnées ou seul le professionnel intervenait (issu du papier)
  • à une industrialisation et automatisation entrainant une standardisation (avec les bases de données) et encore à une interaction avec différents mondes, les utilisateurs (avec les réseaux et le collaboratif), les applications et les infrastructures ainsi qu’une exigence d’exploitation de type web sémantique (entre autres).

Ces faits impliquent la nécessité d’une réflexion normalisatrice sur les métadonnées liées aux documents d’activité.

Il a ensuite présenté les premières propositions actuellement existante dans ce domaine, aux différents niveaux : plateforme-application-infrastructure, soit :

CAMP Cloud Application Management for Platforms (promu par Oracle): Cloud Application Management for Platforms Version 1.1 Committee Specification Draft 03 / Public Review Draft 01 – 31 July 2013
https://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=camp

TOSCA Topology and Orchestration (promu par IBM): Topology and Orchestration Specification for Cloud Applications Version 1.0 OASIS Standard 25 November 2013. Service Templates and Artifacts TOSCA metadata
https://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=camp

OVF Open Virtualization Format Document Number: DSP0243 2- Date: 2013-07-02 supports validation of the entire package and each virtual system or metadata component. The OVF descriptor contains the metadata about the package.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Open_Virtual_Machine_Format

Il a attiré notre attention sur le fait qu’aucune de ces normes ne fait « naturellement » lien avec les normes courante de gestion documentaire (OAIS, Moreq, ISO 15489, ISO 3030x) Par conséquent, le records manager a encore beaucoup de travail de dialogue avec les informaticien les futurs prestataires de cloud.

Sa conclusion est que les jeux de métadonnées standardisés pour les documents d’activité restent encore à construire. Il a émis l’hypothèse, à discuter, que celui-ci pourrait être le Dublin Core auquel on ajouterait : un horodatage, un identifiant unique, une (géo)localisation, et une provenance.

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L’archivage électronique dans le Cloud

Claude Dubourg, directeur d’Ever Team, Secrétaire APROGED, Animateur du GT Archivage sur le Cloud de l’APROGED a présenté le nouveau livre blanc de l’APROGED sur l’« Archivage sur le cloud » (téléchargeable ici : http://www.aproged.org/aprogedv2/index.php/espace-de-telechargement-aproged/lb-archivage-cloud-aproged ).

Le livre blanc s’inscrit dans le processus de révision de la norme ISO 14641-1 et la question de savoir s’il faut inclure le cloud dans cette norme.

Le livre blanc contient une reformulation du tableau de contrôle des données (IaaS-PaaS-SaaS) en termes de prestation d’archivage.

Tableau_IaaS-PaaS-SaaS_png

Le livre blanc constitue une check-list des points d’attention à prendre en compte avant de choisir une prestation en nuage.

Il a conclut que les contraintes légales créent l’exigence de l’utilisation d’un cloud national et/ou privé.

L’avenir est au « Cloud Service Broker (CSB) » (voir le commentaire détaillé dans le livre blanc)

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Le modèle économique du Cloud Computing – Panorama du marché

Benoit Beaupied, de la société Oodrive, prestataire de cloud, a présenté la vision actuelle des prestataires de service dans ce domaine.

Les tendances sont spectaculaires : la part de marché des solutions “on premise” va passer de 50 % à 13 % entre 2012 et 2016 ! En 2016, ces DSI prévoient de dépenser trois fois plus pour les solutions SaaS que les solutions “on-premise” (licence).

Les préférences de ma compagnie pour déployer des nouveaux lociciels opérationnels
(continum entre l’offre On-premise – Hybride – Pure cloud) évoluera vers :

On-premies_to_SaaS_png

Source : Saugatuck Technology, mars 2012,
résultats d’une étude réalisée auprès de DSI de grandes entreprises, aux USA, en Europe et Asie.

Les besoins d’usage du cloud s’étant diversifiés, l’offre commerciale à aussi évolué. Les prestataires se répartissent aujourd’hui entre :

  • Cloud builder (conseil, conception, mise en œuvre de l’infrastructure cloud)
  • Cloud service solution provider (distribution. Revente, intégration de services cloud)
  • Cloud infrastructure Provider (Service IaaS, PaaS, hébergement Cloud)
  • Cloud application provider (logiciels SaaS, Service BPaaS)
  • Cloud technology provider (technologies, outils, services pour le cloud)

En fonction des besoins on peut aujourd’hui choisir le prestataire le plus adéquat.

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Cadre juridique relatif à l’externalisation de la conservation des archives publiques numériques en France

Eléonore Alquier (SIAF, responsable de la Mission des archives auprès des ministères sociaux) et Stéphane Studer (SIAF, adjoint au chef du bureau des traitements et de la conservation) ont présenté un panorama des textes légaux et réglementaires qui s’appliquent à l’externalisation des archives (papier et informatiques) en France et qui par conséquent encadrent l’utilisation des prestations de cloud computing.

Le cadre de l’externalisation a d’abord été conçu dans un environnement papier auprès de tiers archiveurs. Jusqu’en 2008, la pratique à précédé le cadre juridique. Elle est actuellement possible aux conditions suivantes :

  • Seulement pour les archives courantes et intermédiaires
  • Par des prestataires agréés
  • En établissant un contrat de dépôt

En complément, des règlementations spécifiques s’appliquent :

  • Hébergement des données de santé à caractère personnel (code de santé publique)
  • Marchés publics (Code des marchés publics) implique le renouvellement des marchés qui posent des problèmes dans le cadre de durée d’utilité administrative longue.

Les exigences doivent tenir compte de toute la chaîne d’archivage numérique, ce qui n’est pas sans poser des problèmes de vocabulaire pas toujours cohérents (entre les textes et entre les partenaires).

Le bilan actuel est le suivant : L’agrément a prouvé son utilité d’une part pour identifier des vrais prestataires à travers la grille d’agrément. Il y a à ce jour 10 prestataires agréés.

Le cloud computing est un mode de gestion particulier qui doit être encadré par un système plus vaste. L’emplacement des données étant requise par les conditions d’agrément, ce qui exclu l’usage du cloud public, qui n’offre pas de garantie à ce sujet. Le cloud privé est cependant envisageable. La conséquence en est la décision de mettre en place un cloud « souverain »

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Qu’est-ce que le cloud computing ?

A la suite de mon intervention sur le cloud computing au Forum des archivistes français à Angers en mai 2013 (ici) je ne pouvais pas rater la journée de travail organisée le 16 janvier dernier à Paris par l’Aassociation des archivistes français, sous le titre "Quelle gouvernance de l’information avec le Cloud Computing ?" (programme ici: http://www.archivistes.org/Quelle-gouvernance-de-l)

Frédéric Bréguier, informaticien du projet VITAM, a introduit la journée en explicitant les différentes composantes du cloud computing.

La première image présente une synthèse du cloud comme la convergence entre de l’infrastructure, du logiciel et du service.

Cloud_Bregier_png

Il a ensuite analysé la définition du cloud selon Wikipedia en mettant en exergue que beaucoup des technologies utilisées ne dont pas nouvelles mais que la principale nouveauté est dans la mutualisation  (cloud public) et le regroupement de ces technologies.

Après une présentation plus détaillée de chacune de ces définitions, il a résumé son propos en proposant les fonctionnalités résumées de chacune des couches du cloud comme suit :

IaaS : hébergement physique mutualisé
PaaS : hébergement amélioré et adaptable dynamiquement aux besoins
SaaS : Cloud intégral, offrant un service de bout en bout

Puis il a détaillé l’utilisation de ces différentes couches. En introduisant aux niveaux des couches fonctionnelles le :

StaaS : Stockage as a Service, qui est modulé en fonction des propriétés technique du stockage, des modalités d’accès, et des types d’usage (certain fournisseurs parlent aussi de Sauvegarde as Service)
Et le DaaS : Données as a Service, qui est fonction des bases de données sous-jacentes (SQL, NoSQL, Indexeurs)

Enfin, il a terminé son exposé par une analyse avantages/inconvénients du cloud.

Parmi les avantages le cloud offre :

  • Une meilleure gestion des évolutions (matériels et logiciels)
  • L’externalisation (hébergement, production, application)
  • Une mutualisation qui engendre une baisse de coûts (les coûts d’investissement deviennent des coûts de location)
  • Une facilitation de la répartition ou de la réutilisation des applications et des données

Incidemment, il signale que le BIG DATA n’est pas le cloud mais qu’il interagit avec lui. C’est une zone très évolutive actuellement. Pour un complément d’information sur ce thème voir: http://www.itrmanager.com/articles/145947/avenir-est-projets-big-data-tirant-parti-cloud.html

Par contre le cloud n’est pas une baguette magique : il faut connaître précisément ses besoins avant de contracter un service. Et il faut prêter attention aux questions de sécurité, la solution du chiffrement doit être bien balisée car elle présente des contraintes à long terme. En fin de course, il a présenté une grille d’analyse à partir des niveaux de service requis (SLA) qui devrait nous aider à effectuer de bon choix.

SLA_Bregier

Ce dernier tableau, complété avec d’autres critères dont certains seront présentés aux cours de cette journée me parait une bonne base de décision pour décider quels objets d’archives peuvent rentrer dans le cloud et à quelles conditions et lesquels ne doivent surtout pas y être.

La présentation est disponible sur le site de l’AAF (pour les membres AAF):
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Les joies du records management transculturel

Je n’ai plus trop le temps de blogger ces dernjères semaines (derniers mois) mais je ne résiste pas à ce petit télescopage dominical.

Annonce d’un prestataire de service en RM anglo-saxon: l’entreprise s’appelle JETER !!!

Voir ici: http://www.jetersystems.com/records-management-resource-center/records-management-white-papers/

PS: le groupe TAB qui en est le propriétaire produit des livres blancs néanmoins pertinents (quoiqu’un peu trop commerciaux à mon goût).

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