Les archives: de la série au système

14èmes Journées des Archives de Louvain, 24 avril 2014, 24 avril 2014

Lourdes FUENTES HASHIMOTO, Responsable du service des archives électroniques, Direction Information Documentation, Groupe Total a initié la session concernant les nouveaux objets et les nouvelles responsabilités.

La série a été depuis plus de deux siècles le cadre d’action des services d’archives. Les systèmes informatisés bouleversent l’organisation mais pas tous ses aspects. Mais ils modifient également la vie de toute la société. Après un rappel de la terminologie autour des séries (ancienne, moderne, continue, sous-série, etc.) elle en a tiré quelques conséquences sur le travail des services d’archives. Le système des séries implique une bonne connaissance de l’histoire administrative des services producteurs. Ce cadre à été suffisamment prégnant pour que les publications sur Internet aient initialement suivi cette structuration.

Les séries ont commencé à faire problème dès la fin de la seconde guerre mondiale qui a vu une prolifération documentaire et le progressif non respect des cadres de classement par les services producteurs qui ont peu à peu rendu quasi impossible pour les archivistes le classement à postériori des séries continues. C’est dans ce contexte que les systèmes informatisés sont apparus et ont rendu encore plus difficile le traitement à postériori.

Décloisonner et réorganiser : une nouvelle logique de travail ?
Cela signifie :

  • Rapprocher la série du système informatisé : en finir avec le service d’archives comme silo
  • Réorganiser le service d’archives : en finir avec l’archivage électronique comme silo.
  • Si la première question a souvent été traitée ces dernières décennies, la seconde, surtout dans son aspect de réorganisation, a été trop négligée.

Les systèmes d’information : entre rationalisation et indétermination ?Compte tenu de la situation chaotique actuelle il faut mener plusieurs opérations simultanées et parfois contradictoires (sauver les meubles et en même temps concevoir les futurs systèmes).

En conclusion elle a posé la question :
Le système d’archivage électronique peut il être le système de tous les systèmes ?
la réponse est non.
Les archivistes ont toujours sélectionné et continuerons à le faire dans le monde numérique.

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