-       La stratégie proprement dite
-       Un catalogue de mesures d’accompagnement
-       Un commentaire de la stratégie qui explicite certains points de détails

Stratégie

Le document débute, comme les documents des autres administrations dont j’ai déjà parlé, par une définition des services en nuage. Il est plus succinct que ceux des autres pays car le détail en est développé dans le texte de commentaires. Il expose ensuite succinctement une « vision » en trois points :

Les autorités utilisent les offres Cloud

Les autorités suisses et leurs fournisseurs de prestations TIC utilisent, dans le cadre des bases légales, des services Cloud pour le soutien TIC de leur activité lorsque ces services sont économiquement avantageux et suffisamment sûrs.

Les autorités proposent des services Cloud

Les autorités suisses mettent à disposition du public leurs prestations sous forme de services Cloud (SaaS) lorsque cela est économiquement justifiable et apporte une plus-value aux clients.

Un Cloud gouvernemental pour un besoin de sécurité élevé

Pour les données et les applications dont le besoin de sécurité est élevé, les autorités utilisent des services Cloud gouvernemental dédiés mis à disposition sous forme de Clouds communautaires.

Contrairement aux prescriptions d’autres états ou instances, cette stratégie place d’entrée de jeu les genres d’usages souhaitables du cloud computing et les niveaux de services correspondant.

Principes stratégiques (chap. 4)

Cette vision, très stratégique, est précisée avec huit principes stratégiques. En l’état il s’agit de formulations générales qui ne veulent pas dire grand chose. On peut cependant relever les axes suivants :

• La volonté d’examiner systématiquement les solutions cloud lors des futures évolutions des applications informatiques des administrations.
• Le souci de mettre des garde-fous en ce qui concerne les données sensibles au niveau de la souveraineté nationale.
• La volonté d’une politique coordonnée entre les différents acteurs, de façon à rationnaliser l’offre des services cloud.

Principaux axes stratégiques (chap. 5)

En complément aux principes, cinq axes déclinant les mesures préalables pour une utilisation judicieuse et adéquate du cloud. Les cinq axes sont :

1. la promotion de l’usage du cloud
2. l’adaptation des bases légales
3. la mise en place de cloud dédié (sécurité)
4. la mise en place de cloud pour le public (open data)
5. la collaboration public-privé, dans un environnement normalisé.

Ces axes sont déclinés plus précisément dans le catalogue de mesures qui en précise la planification (2012-2016).

Catalogue de mesures

Ce document détaille les mesures à prendre à différents niveau et selon les axes stratégiques pour mener à bien la stratégie. Elle rentre dans le détail et j’en ferai une analyse approfondie ultérieurement.

Commentaires de la stratégie

Ces commentaires suivent l’ordonnancement de la stratégie. En détaillant les considérations qui ont menés aux options choisies. C’est donc le document le plus intéressant pour la compréhension de cette stratégie.

Elle commence par un long chapitre (chap. 2 sur les conditions –cadres au plan légal. C’est un tableau assez exhaustif des contraintes légales qui s’appliquent à la gestion des informations en cloud dans les différents domaines du droit, soit :

• Le doit des contrats (le plus développé)
• Le droit des marchés publics
• La protection des données
• La conservation du secret
• La protection de l’information
• Le matériel informatique (sécurité)
• Le droit sur les logiciels et les droits d’auteur

Bien qu’elles se rapportent au domaine juridique suisse, les questions abordées sont suffisamment génériques pour être exploitées dans d’autres ordres juridiques.

Le chapitre 3 se rapporte à l’introduction de la stratégie. Au-delà d’une présentation de la problématique dans les autres pays, la partie la plus intéressante est le paragraphe final exposant les contraintes structurelles propres à la situation suisse dont « Les structures administratives fédéralistes des autorités suisses conduisent à des structures de fourniture de prestations TIC fines avec parfois de très petites unités, ce qui entraîne une redondance élevée dans le domaine des tâches de gestion TIC et par conséquent un besoin en ressources élevé. » ce qui justifie pleinement les objectifs de gains potentiellement apportés par une structure en nuage qui permettrait une mutualisation des ressources.

Le chapitre 4 reprend en détail les caractéristiques techniques du cloud computing. Sa particularité par rapport à d’autres descriptions du même genre est qu’il décrit les conséquences que ces choix impliquent en termes d’organisation. Enfin, il présent un tableau final qui synthétise très clairement les avantages/inconvénients des différentes options.

Le chapitre 5 comment le chapitre 3 de la stratégie, concernant la vision. Il n’apporte que des précisions mineures par rapport au texte de la stratégie.

Le chapitre 6 commente le chapitre 4 de la stratégie sur les principes stratégiques. Je ne met en exergue ci-dessous que celles qui apportent une précision utile à mes yeux

Le cloud en tant qu’option.
Il est précisé que l’option cloud doit être systématiquement examinée pour les nouveaux développements mais qu’il serait onéreux et contre-productif de l’examiner systématiquement pour toutes les applications existantes.

Souveraineté nationale
Il est précisé que toute la chaîne de la prestation (i.c. la sous-traitance) doit être examinée en fonction des exigences de sécurité.

Le chapitre 7 commente le chapitre 5 de la stratégie sur les axes stratégiques. Il justifie la promotion active de l’utilisation du cloud et préconise  la mise en place deux outils principaux :

• Un système de labélisation, permettant de faciliter le choix des solutions cloud adéquates en fonction des contraintes existantes.
• La création d’un centre de compétence pouvant apporter une assistance aux nombreuses petites structures formant le tissu administratif en Suisse.

Dans l’axe « adaptation des bases légales », le commentaire pointe le fait que la complexité et la variabilité du droit du à l’organisation fédéraliste de la Suisse, constitue un obstacle pour la mise en place de solutions communes.

Pour l’axe « cloud dédié pour les autorités » le commentaire précise les exigences spécifiques que ces services doivent remplir pour répondre aux exigences de sécurité. D’autre par il explique la nécessité d’utiliser des structures de type Plateform as a service (Paas) pour éviter les problèmes inhérents au basculement d’un environnement de développement vers un environnement de production.

Conclusions

La stratégie proposée différent des différentes recommandations pour l’archivage du cloud précédemment exposées. D’une part, elle n’inclus pas directement des préconisations pour l’archivage, sa cible se situant en amont. Il est cependant probable (et souhaitable) que la labélisation proposée, ainsi que les mesures d’accompagnement, tiennent compte de cet aspect dans leurs critères.

La grande différence apparaît plutôt que cette stratégie propose non seulement des recommandations, mais également un plan d’action (il y a un planning) et, à travers divers tableaux, des critères de décision. A ce stade ces critères doivent encore être complétés et affinés mais ils forment déjà un cadre structurant dont la mise en pratique ne devrait pas poser trop de problème. Par ailleurs, la stratégie est soutenue par une vision, ce qui implique que les décisions ne sont pas laissées à la seule appréciation des différents services administratifs mais s’inscrivent dans un cadre qui, au fur et à mesure de l’avancement, deviendra plus ou moins normatif.

Il sera intéressant de voir ce que la consultation apportera comme amélioration à ce premier jet et je reviendrai donc vous en parler mi 2012.

A noter que le préposé fédéral à la protection des données et à la transparence a également publié en octobre 2011 une notice explicative sur les risques du cloud computing liés à la protection des données (http://www.edoeb.admin.ch/themen/00794/01124/01768/index.html?lang=fr).

Dans les premiers chapitres elle effectue un résumé de la problématique de l’archivage des bases de données. Rien de très nouveau pour ceux qui sont familier avec ces questions mais un excellent résumé pour les néophytes.

C’est évidemment la deuxième partie qui a retenu toute mon attention. Après une présentation détaillée du contexte : services utilisateurs et lien entre l’application SOSTAT fournie par l’Office fédéral de la statistique et son utilisation par le canton, elle analyse de façon détaillée les liens entre les données de l’application et les documents constituant les dossiers d’assistance du canton. Par cette analyse approfondie elle montre que les informations pertinentes se retrouvent en fait sous trois formes, la partie essentiellement données dans l’application SOSTAT, la partie documents numériques/numérisés dans le système de GED du canton (dénommé GipDoc) et enfin dans le dossier papier, qui se révèle être le plus complet. Les tableaux qui résument cette situation (Figure_30 et annexe_10) montrent l’étendue de cette complexité.

Elle complète cette analyse systémique par une analyse de la valeur archivistique, qui l’amène à la conclusion que les documents les plus dignes d’archivage sont effectivement les dossiers papiers. Il ne s’agit pas d’un choix doctrinal ou rétrograde. En effet, elle examine la faisabilité de l’archivage de la base de données (schéma idéal : Figure_39), qui est en soit techniquement réalisable, mais fini par l’exclure car :

• la base de données est incomplète (elle a initialement été conçue pour collecter des données d’ordre statistiques)
• la dénomination de ses champs est elliptique, ce qui rend sa compréhension difficile en dehors de son environnement de base, ce qui sera inévitable lors de l’archivage
• les archives cantonales ne possèdent ni l’infrastructure ni les compétences pour assumer un tel archivage numérique
• La base GED est un fourre-tout (l’expression est la mienne) qui nécessiterait une restructuration fondamentale avant que l’on puisse en extraire de manière fiable les documents nécessaires à un archivage numérique

Son argumentaire est encore plus développé, je n’ai sélectionné ici que les points qui me paraissent les plus saillants.

Outre cet excellent travail d’analyse sur le processus de l’assistance sociale et l’analyse archivistique de la base de données, qu’elle résume dans un schéma de procédure générique (Tableau_5) dont on peut s’inspirer, l’auteure, dans ses conclusions, expose les pré-requis que l’administration jurassienne devrait remplir en terme d’organisation et de gestion de ses processus informationnels pour envisager un archivage électronique fiable de ses bases de données et de ses bases documentaires. Je la cite en guise de conclusion : « Dans les faits, cela signifie qu’avant même de pouvoir envisager l’archivage numérique à l’échelle cantonale, il faudra passer par une grande phase de révision des processus de production documentaires pour tous les services ». C’est une phrase que de nombreux collègues pourront reprendre !

Bref, une lecture indispensable pour tous ceux qui sont/seront confrontés à l’archivage des bases de données.

Le troisième billet de Chris à propos du DPC Preserving Email Seminar, portait sur la présentation de Susan Thomas de la Bodleian Library. Celle-ci parlait des études de cas sur des workflows d’acquisition et de conservation qui sont utilisés par les bibliothèques de la Bodleian. La présentation originale est ici, le billet original de Chris là, et la traduction ici : Reception_gestion_courriels-Bodleian

Le contexte de la Bodleian est la récupération de la messagerie en rapport avec d’autres fonds plus traditionnel qu’ils archivent. Cela s’apparente donc à la démarche « ramasser les miettes » décrite dans le premier billet de Chris et ressort de l’archéologie informatique dans la mesure où ces fonds sont « anciens » en terme informatique. S. Thomas a présentés plusieurs exemples qui ont heureusement pu tous être résolus. Les techniques utilisées sont celles classiquement définies en archivistiques, elles portent simplement sur des contextes technologique plutôt qu’administratifs. La particularité de ces cas résidant dans le fait qu’il s’agissait de fonds « morts » ou « clos ».

La Bodleian a pris la bonne habitue de documenter ses expériences avec les documents numériques dans un blog nommé futureArch (= traditionnal archives + digital archives @ the Bod) qui est une mine de renseignements pratiques.

Le parti pris technologique de la Bodleian et de migrer toutes les messageries qu’elle prend en charge dans un format standardisé unique l’EML, un format d’archivage de Microsoft, qui permet potentiellement la migration dans les formats PDF, HTML, EXCEL, TXT, TIFF, JPEG.

S. Thomas apporte quatre conclusions tirées de l’expérience de la Bodleian :

1. Il ya de nombreuses variables dont il faut tenir compte lors de la capture de courriels. Chaque cas besoin d’outils différents.
2. Nous avons besoin d’outils de caractérisation. Par exemple, il serait hautement souhaitable de compléter par une vérification, même si c’est aussi simple que de compter le nombre d’emails et pièces jointes, avant et après la conversion.
3. Les chercheurs ont besoin d’outils de visualisation et d’interfaces compatibles avec les clients pour utiliser la messagerie électronique, mais en termes pratiques, les fichiers au format EML peuvent être importés vers la plupart des clients actuels.
4. Enfin (et peut-être surtout), le succès des projets de conservation de courriels est construit sur des relations de confiance et de compétence professionnelle. Les gens sont naturellement inquiets lors de don d’informations semi-structurées comme les courriels. Les conservateurs doivent prendre ces préoccupations au sérieux et fournir des mécanismes efficaces pour y remédier.

Les conclusions de la Bodleian sont un bon « état de l’art » dans les situations ou d’anciennes messageries sont versées à des dépôts d’archives. Les exemples cités montrent que l’on peut adopter une méthodologie normalisée mais que par contre chaque cas nécessite des outils spécifiques. Jusqu’à présent la Bodleian les a trouvés mais cela pourrait ne pas toujours être le cas. Cette manière de gérer le problème me semble adapté pour des « vieilles » messagerie devenu inactives, mais m’apparaissent hors de propos pour des messagerie « actives ».

La présentation reflète principalement les constations que M. Howard a fait dans le cadre de sa thèse sur la gestion de la messagerie dans une administration régionale anglaise (2005). On peut résumer l’anarchie régnante par une diapositive illustrant l’infiltration pernicieuse de la messagerie dans (toutes ?) les organisations.

Comme Chris dans son introduction, M. Howard estime que nous ne tenons pas assez compte des besoins des utilisateurs dans ce domaine en disant par exemple : « Étant donné que ces pratiques [des usagers] ont généralement lieu en dehors des politiques, nous devons élaborer des politiques qui utilisent les pratiques à notre avantage, sans mettre en place des exigences impossibles à satisfaire. »

Il tente ensuite de suggérer des pratiques à mettre en œuvre, qui s’apparentent peu ou prou à ce que Chris appelle l’approche « tag ça et met-le dans le sac ». Pour simplifier (voir le billet de Chris pour le détail) ces trois propositions sont :

1. La mise en place d’une « registration » au niveau d’une boite de messagerie de service
2. La sauvegarde des messages au format .msg dans une arborescence bureautique suivant un plan de classement
3. La sauvegarde des messages au format pdf, avec des pertes de métadonnées

Aucune n’est satisfaisante et elles demandent un effort considéré comme trop grand par les utilisateurs.

Finalement, M. Howard conclu, en suivant en cela des articles récents, qu’une des moins mauvaises solutions consiste à mettre en place des applications de capture des courriels dès leur émission/réception.

Au-delà du constat déprimant posé par M. Howard, ma position actuelle est qu’à défaut de mettre en place une capture systématique, qui à mon point de vue ne peut se faire que pour des relativement petites structures (moins de 100-200 collaborateurs), une sauvegarde dans les arborescences bureautiques au format pdf me semble un pis-aller vivable. En effet cette sauvegarde peut se faire simplement pour l’usager. Par contre elle nécessite que les services mettent en place un cadre de classement dans leurs arborescences bureautiques, ce qui paraît être faisable dans une politique de records management classique. Mon constat est que les usagers sont conscients que leurs dossiers sont mal structurés et sont en général demandeurs, car le « merdier » est constamment sous leur nez, ce qui est beaucoup moins évident qu’avec les plans de classement des documents analogiques antérieurs.

Le commentaire de James Lappin

Chris n’a pas été le seul à commenter la contribution de M. Howard. James Lappin, dont le blog Thinking records fait référence sur les questions du records management électronique, a également produit un billet à ce sujet qui complète celui de Chris, suite à une discussion lors du séminaire. L’original est ici et la traduction là: Conserver_les_courriels-Perspectives_RM.

Il synthétise de manière très claire la vision de Howard comme suit :

Lors de la pause de l’après-midi, Stephen Howard m’a donné son avis sur les trois différentes approches que les records managers pourraient adopter pour gérer le courriel.

• l’approche message par message – où les utilisateurs sont encouragés à déplacer les courriels significatifs hors de leur client de messagerie et de les joindre avec d’autres documents provenant de la même activité (c’est l’approche traditionnelle du records management).
• l’approche compte de messagerie par de compte de messagerie – où certains individus au sein de l’organisation sont sélectionnés comme ayant un rôle particulièrement important, et la totalité de leur compte de messagerie est préservée.
• l’approche système de messagerie global – lorsque l’organisme traite l’ensemble de son système de courrier électronique comme une agrégation et applique une règle de tri et de conservation à l’ensemble du système.

Il continue son billet en pointant la difficulté d’un archivage complet de la messagerie, principalement à cause du fait que la messagerie institutionnelle est entrelacée de messages personnel qu’il est très difficile de gérer séparément pour répondre aux exigences de la protection des données personnelles.

Enfin, il s’interroge sur l’impact de MoReq 2010 sur le marché des outils d’archivage des courriels. Il discerne une tendance de la part des fournisseurs de logiciels pour mettre à disposition des outils d’archivage maîtrisant la totalité des fichiers numériques, bureautique et messagerie comprise.

Ces deux contributions mettent en évidence que la gestion des courriels n’est pas une chose simple. Cependant, les pistes annoncées semblent permettre l’élaboration d’une réflexion fructueuse. Les remarques de James Lappin mettent cependant en évidence que les décideurs en la matière ne sont pour l’instant pas les archivistes mais les fournisseurs de progiciels.

Le premier billet de Chris porte sur son introduction au séminaire, sous le titre « Conserver les courriels : la nature du problème ». Sa présentation originale est ici, son billet là, et la traduction Conserver_les_courriels_La_nature_du_probleme.

Il a tout d’abord identifié les quatre problèmes qui, à son point de vue, rendait la conservation des courriels difficile, soit :

1. Le côté multiple et multifonctionnel de la messagerie
2. Les difficultés techniques de la capture des courriels
3. Le contexte juridique (US et UK) qui incitent les organisations à supprimer les courriels plutôt qu’à les conserver
4. La pression à supprimer la masse exponentielle des courriels et la difficulté de sélectionner les messages ayant valeur de « record »

Il conclu cette liste avec une conséquence majeure qui est que la responsabilité de la conservation incombe le plus souvent à l’utilisateur, qui se trouve abandonné à lui-même, même si les institutions ont mis en place des politiques, pour la plupart irréalisables à mettre en pratique.

Il présente ensuite trois approches techniques qui sont actuellement utilisées pour conserver les courriels ; elles pourraient être résumées comme «balayer les miettes», «tag ça et met le dans le sac», et la «capture carbone». Après avoir développé ces trois approches (j’y reviens plus bas dans mes commentaires) il conclu par trois problèmes que la communauté archivistique devrait résoudre à ce sujet :

1. la construction d’une recherche centrée sur l’utilisateur et d’un programme de développement pour la conservation électronique ;
2. la construction d’outil open source de capture, de stockage, de conservation et d’accès qui cadre bien avec les besoins, les désirs, et les comportements des utilisateurs;
3. et en élaborant le cas pour des bailleurs de fonds et donateurs potentiels compte tenu de l’importance du financement de ce programme de recherche et développement.

Je reprends ci-dessous les assertions de Chris pour en discuter.

Les quatre problèmes

Je suis d’accord avec Chris quand il identifie la messagerie comme une application multiforme qui pose problème par ce fait même. Je pense que sur ce point là comme sur les autres, il n’a pas assez développé la question. Si la messagerie est utilisée pour des fonctionnalités qui ne lui conviennent pas, il faut s’interroger sur les causes de cet état de fait. Une des premières que j’identifie est que la messagerie a la plupart du temps été introduite « en douce » dans les organisations. Elle a donc pendant un bon moment existé parallèlement aux voies de communication « officielles » si bien que les instances responsables (et parmi elles les records managers) n’ont pris conscience de son existence et des modifications de comportement qu’elle impliquait qu’au moment ou les utilisateurs avaient déjà largement pris de mauvaises habitudes.

Chris pointe l’apparition de nouvelles voies de communication qui pourraient se substituer plus adéquatement à certains mauvais usages de la messagerie, le problème est que ces nouveautés s’introduisent exactement de la même manière « anarchique » dans les organisations ce qui ne laisse pas augurer des solutions raisonnables. La conséquence est que pour chaque « mauvais usage » de la messagerie, les organisations devraient pouvoir proposer à leurs collaborateurs une alternative pratique et adéquate. Malheureusement, les organisations considèrent la messagerie comme un outil qui n’appartient pas à leur cœur de métier et ne consacrent pas d’énergie à résoudre ce problème qui est organisationnel plutôt que technique (Chris fourni un remarquable contre-exemple dans son billet sur l’archivage des courriels du SPHSU, traduction française: Coservation_courriel_MPC-SPHSU)

Le deuxième problème cité par Chris concerne les difficultés techniques, qu’il minimise si tant est que les courriels soient capturés au moment de leur émission. En fait il va dans le même sens que mes remarques ci-dessus : le problème n’est pas technique mais organisationnel !

Le troisième problème est relatif à la situation des pays anglo-saxons dont les réglementations sur l’electronic discovery (http://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_Discovery) ont induit une paranoïa quant à la conservation des données ou des documents qui pourraient se retourner contre leur producteur. En Europe continentale cette paranoïa n’est pas aussi prononcée mais les risques de fuites de données qui pourraient être utilisées de manière malveillante n’est pas absente de la tête des responsables de sécurité.

Le quatrième problème, à mon sens le plus commun, et celui du volume exponentiel de la messagerie et de la difficulté d’y retrouver des « records » (ou pour être plus francophone des documents engageants[1], comme les défini Marie-Anne Chabin dans son Glossaire). La réponse des informaticiens ou des postmasters à ce problème est en général la mise en place de quotas de volume. Si cela résout le problème du volume, cela ne résout pas le problème des records pour les utilisateurs et leur ajoute un stress supplémentaire. Comme le souligne Chris, il faut des solutions simples et adaptées aux besoins des utilisateurs. Il ne développe pas cet aspect car les autres présentations du séminaire répondent partiellement à cette question. Il apparaît trop tard à mes yeux pour revenir en arrière en ce qui concerne les mauvais usages de la messagerie mais on pourrait se penchez dès à présent sur les usages des outils collaboratifs (je pense principalement aux wikis) qui, s’ils représentaient un usage plus performant que la messagerie, se substitueront « naturellement » aux abus de messagerie.

Les trois approches archivistiques

Face à cette situation Chris décrit trois approches possibles pour traiter la question de la conservation.

Balayer les miettes

« Cela signifie récolter les courriels trouvés sur les ordinateurs des utilisateurs à la fin de leur vie. » Chris évoque des outils pour cela mais c’est à mes yeux une non-solution et un aveu d’impuissance de la part des records managers et des archivistes. Dans les réponses aux commentaires à son billet, Chris explique, et je suis d’accord avec lui, que de tout temps les archivistes ont du « faire avec » et être conscients que les documents archivés ne sont pas forcément complets.

Tag ça et met-le dans le sac

« Se réfère à l’approche de la classification des messages dans un Système de gestion électronique des documents (ERMS) et de leur sauvegarde en dehors du système de messagerie. » C’est une approche de records management classique mais tant Chris que d’autres pointent le fait que cette solution se révèle la plupart du temps inapplicable en pratique. Je discuterai plus à fond cette difficulté dans un billet ultérieur concernant la communication de Steve Bailey à ce séminaire.

Capture carbone

« C’est tenter de capturer un dossier complet de chaque email envoyé ou reçu au moment de la transmission et de l’enregistrer sur un dépôt d’archives externes, peut-être en utilisant un logiciel d’archivage d’email. » C’est l’option la plus ambitieuse et elle paraît présomptueuse compte tenu des volumes mis en exergue auparavant. Cependant elle semble adéquate dans certains cas, si tant est que l’organisation concernée considère la messagerie comme SA plateforme de communication exclusive (voir SPHSU). Dans ce cas, la responsabilité de la conservation ne repose plus sur les épaules des utilisateurs mais sur l’application d’archivage automatique des courriels. Il reste cependant une question à éclaircir, qui est celle du traitement des courriels privés, quand ceux-ci sont autorisés dans la messagerie institutionnelle.

Problèmes à résoudre

Chris conclu en disant : « Il me semble que la communauté est confrontée à trois problèmes essentiels :

1. la construction d’une recherche et développement centrée sur l’utilisateur pour la conservation électronique ;
2. la construction d’outil open source de capture, de stockage, de conservation et d’accès qui cadre bien avec les besoins, les désirs, et les comportements des utilisateurs ;
3. et en élaborant les cas pour des bailleurs de fonds et donateurs potentiels compte tenu de l’importance du financement de ce programme de recherche et développement. »

Mais il ne développe pas ces questions (cela a probablement fait débat au sein du séminaire mais je n’en ai pas connaissance à ce jour).

Je partage on point de vue sur la question un dans la mesure où nous nous sommes très peu penché sur la gestion quotidienne de la messagerie du côté des utilisateurs (un simple exemple : mon institution utilise MS-Outlook comme logiciel de messagerie. Des fonctions d’archivage sont offertes mais elles sont tellement complexes à paramétrer que même un record manager expérimenté comme moi y perd son latin).

Pour le deuxième point je suis aussi d’accord avec lui mais j’ai quelques doutes quant à la mobilisation de la communauté archivistique pour ces questions. Les autres communications du séminaire présentent quelques tentatives en ce sens, il est malheureux de constater que les francophones sont assez peu présents sur ces questions.

La dernière remarque est de pur bon sens.

Pour résumer mon sentiment. Je crois que le diagnostic de Chris et les approches décrites reflètent bien la réalité d’aujourd’hui. Je reste beaucoup plus perplexe quant aux méthodes pour y pallier dans la mesure où nos cultures informationnelles (et les compétences professionnelles qui les soutiennent) dans nos différentes institutions sont extrêmement variables. L’option open source me semble incontournable, spécialement pour la pérennité à long terme d’applications d’archivage, et il me semble que cela fait consensus.

Une rapide recherche dans mes sources m’a indiqué que plusieurs services d’archives (comme d’habitude tous anglo-saxons) ont commencé à traiter de cette question et il m’apparait intéressant de faire le point des recommandations proposées. J’examinerai donc successivement les publications de :

• l’Etat de Nouvelle-Galles du Sud (NSW) en Australie
• la National Archives and Records Administration (NARA) américaine
• l’Archives & Record Association (ARA) du Royaume-Uni

Ce premier billet porte sur les textes produit par l’état australien de Nouvelle-Galles du Sud (NSW-New South Wales) (http://fr.wikipedia.org/wiki/Nouvelle-Galles_du_Sud).

Le Records Service de NSW possède un centre d’expertise dénommé Future Proof (http://futureproof.records.nsw.gov.au/) qui émet des recommandations et des guides à l’intention de l’administration de l’Etat en ce qui concerne les problèmes posés dans la cadre de la gestion des documents numériques. Il a récemment mis en ligne un document sur l’archivage et l’informatique en nuage, qui fait référence à d’autres textes règlementaires, soit :

• Recordkeeping and the cloud [La tenue des dossiers et le nuage]
  Original ici (http://futureproof.records.nsw.gov.au/recordkeeping-and-the-cloud/#more-1036), traduction là (Gestion_des_dossiers_en_nuage_NSW_2011_FR)
• Recordkeeping In Brief (RIP 54) Storage of State records with service providers outside of NSW [Gestion des dossiers en bref - Stockage des documents d’Etat avec des prestataires de services en dehors de l’administration de NSW]
  Original ici (http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/recordkeeping-in-brief/storage-of-state-records-with-service-providers), traduction là (NSW-RIB54_2009_FR)
• Managing recordkeeping risk in the cloud [Gérer le risque de tenue des dossiers dans le nuage]
  Original ici (http://futureproof.records.nsw.gov.au/wp-content/uploads/2010/06/Managing-recordkeeping-risk-in-the-cloud.pdf), traduction là (Gérer le risque de tenue de dossiers dans le nuage_NSW_2011_FR)

Le premier texte est une brève note d’information qui rappelle la note sur la gestion des risques et le texte de l’autorisation générale (GA 35 : http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/rules/general-retention-and-disposal-authorities/general-authority-for-transferring-records-out-of-nsw-for-storage-with-or-maintenance-by-service-providers-based-outside-of-the-state-ga-35/general-authority-for-transferring-records-out-of) permettant de stocker les documents de l’état en dehors de celui-ci sous certaines conditions (traduction: NSW-GA35_2009_FR). Elle renvoie également à certaines directives australiennes concernant le sujet.

La partie la plus intéressante de ce document est un bref résumé des problèmes les plus souvent rencontrés à ce sujet, soit :

• La compatibilité (ou surtout son absence) des formats de documents utilisés par les agences gouvernementales et ceux utilisés par les prestataires de service.
• La problématique de la conservation à long terme dans le nuage
• Les difficultés qu’ont les prestataires de service à assumer les actions relatives à l’élimination certifiée des documents arrivés à échéance selon les calendriers de conservation.

Le contenu du RIB 54 sur le stockage des documents en dehors de l’Etat développe la mise en œuvre de la General Authority 35 (GA-35) qui est une autorisation générale autorisant le stockage de document de l’état en dehors de celui-ci sous certaines conditions. La lecture du tableau exposant ce qui est autorisé selon le type et la nature des documents peut se résumer comme suit :

• Le stockage de documents à l’extérieur est autorisé pour les documents qui ne seront pas destiné aux archives de l’état ou pour les documents de moins de 25 ans qui sont clairement inscrits dans un calendrier de conservation en vigueur
• Tous les autres documents ne peuvent être transférés à l’extérieur

Même dans le premier cas, les conditions contractuelles détaillées dans la recommandation rendent assez compliquée sa mise en œuvre.

La suite du document rentre plus dans le détail en expliquant comment :

1. Evaluer et gérer les risques
2. Respecter les exigences de la loi et les normes du State Records
3. Inclure des clauses contractuelles pertinentes
4. Effectuer la surveillance des prestataires

Ces derniers points sont repris dans une check-list finale qui résume quelles sont les questions qu’un service doit se poser à propos du prestataire de service et de ses documents pour décider si ces derniers sont stockables à l’extérieur de l’Etat.

Enfin le document donne une brève bibliographie à propos des questions légales que soulève l’informatique dans les nuages.

Le dernier document « Gérer le risque de tenue de dossiers dans le nuage » reprend la check-list du document précédent en la reformulant de manière plus détaillée mais sans les commentaires et les développements explicatifs.

L’analyse de ces documents montre en fait que les archivistes de Nouvelle-Galles du Sud n’ont pas élaboré une réflexion très poussée sur la nature de l’informatique en nuage et son incidence sur l’archivage mais l’ont plutôt considéré comme un cas particulier d’outsourcing, qui avait déjà fait l’objet d’une réflexion antérieure (la GA-35). La check-list proposée et la jeunesse du marché de l’informatique en nuage, avec les incertitudes sur la pérennité des prestataires que cela implique, laisse supposer que peu de documents puissent être effectivement stockés dans le nuage (on le verra dans les exemples américains).

 Le travail original « Faut-il des cyberarchivistes et quel doit être leur profil professionnel ? » (2004) est disponible ici (http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/sic_00001747)

La version courte et mise à jour (2007), publiée chez Hier+Jetzt en 2008, est là (Faut-il des Cyberarchiviste ? (version 2007))

Une version anglaise jamais publiée « Do We Need Cyberarchivists ? and what should to be their professional profile? », version complète de 2004 avec les mises à jour de 2007, est disponible là (Do We Need Cyberarchivist?)

Bonne lecture à ceux qui ne les connaissaient pas encore.

Elle relate une discussion avec deux protagonistes de ce projet et en livre un peu plus sur les actions mises en œuvres par la Bibliothèque du Congrès pour rendre accessible ce fond assez particulier. Je relève ici deux des défis archivistiques que cet archivage pose.

• Le premier est que sont associés aux tweets une quantité considérable de métadonnées et qu’il est vraisemblable que les futurs chercheurs veuillent y accéder pour effectuer des analyses transversales de ce corpus. Si ce problème est clairement identifié, il n’y a pas encore d’esquisse de solution proposée.
• Le second problème est que, comme dans beaucoup de documents transitant par internet, les tweets pointent très régulièrement sur d’autres sites web. Ici le problème est double : d’une part, à cause du format court des tweets, les liens sont régulièrement exprimés en tiny URL, ce qui implique de résoudre ces adresses pour les rendre le plus accessibles à long terme ; et d’autre part, les tweets renvoyent à des sites qui ne seront pas forcément conservés. Ce dernier point soulève la question de la conservation du contexte des tweets et de leur exploitation pour la recherche. A quoi cela servirait-il d’analyser le fonctionnement de ce réseau social, si les éléments déclencheurs et le contexte cité par les suiveurs ne sont pas documentés.

Pour résoudre ces questions, à la fois techniques, archivistiques, sociologiques et historiques, la Bibliothèque du Congrès a entrepris de rassembler un groupe de chercheurs concernés pour mieux cerner leurs besoins et leurs attentes. On peut avoir une idée des résultats possibles de ce genre de recherche en consultant par exemple un article récent sur la conformité du fonctionnement des réseaux de Twitter avec le nombre de Dunbar, qui veut qu’un individu ne puisse pas gérer en moyenne plus de 150 contacts directs (http://www.numerama.com/magazine/18932-la-taille-du-cerveau-determine-le-nombre-d-amis-sur-twitter.html).

Le résultat de ces premières démarches est annoncé pour dans quelques mois, nous y reviendrons certainement.

Dans son premier chapitre elle explique comment son mandat initial, centré sur les modes de classement des supports numériques, s’est réorienté sur la création d’un wiki pour le Centre d’archives de Dumfries et Galloway. Elle défini classiquement les outils web 2.0 et la recherche de littérature qu’elle à effectuée sur l’utilisation des outils 2.0 par des services d’archives. Rien de très neuf, je ne m’y attarderai donc pas.

Le deuxième chapitre est consacré à un état de l’art sur le web 2.0. Elle expose aussi bien les prises de position théoriques, en particulier «An archivist 2.0 manifesto ? » (http://www.archivesnext.com/?p=64) , une définition plus détaillées des différents outils 2.0 utilisables, et finalement des exemples de réalisations utilisant ces outils. Ces dernières sont toutes dans le monde anglo-saxon, ce qui s’explique largement par situation géographique du commanditaire, mais également par le manque de réalisations similaire dans le monde francophone. Mais comme l’auteure ne livre pas la liste exhaustive des résultats de ses recherches il est difficile d’avoir une opinion vraiment fondée à ce sujet. C’est cette dernière partie qui est la plus intéressante du chapitre par l’analyse et les nombreux liens qu’elle offre pour se faire une idée des réalisations possible en la matière.

Le troisième chapitre est consacré à l’analyse de la situation du dépôt d’archives de Dumfries et Galloway. Elle y décrit le site internet (http://www.dumgal.gov.uk/index.aspx?articleid=2297) et les réalisations déjà effectuées et en analyse les forces et les faiblesses. Elle décrit également les tentatives récentes d’utiliser les techniques du web 2.0 (compte Facebook, images sur Flikr, fil Twitter) en fin de course elle livre son diagnostic sur les actions à entreprendre. Son analyse finale, suite à une enquête interne auprès du personnel des archives, met en exergue le potentiel que les techniques du web 2.0 ont pour mettre en valeur les fonds d’histoire locale.

Ce qui l’amène dans son quatrième chapitre à défendre la construction d’un wiki. C’est bien entendu la partie la plus intéressant de ce travail et la raison de ce billet. Ma remarque initiale est que le choix d’un wiki m’apparaît comme tout à fait justifié mais que les arguments présentés souffrent parfois d’une certaine faiblesse.

Pourquoi choisir un wiki ?

La justification initiale repose sur le fait qu’une interrogation sur Google sur l’histoire et la généalogie de la région donne un résultat pléthorique (env. 20’000 liens). La conséquence en est que l’internaute moyen ne peut pas se diriger de manière efficace dans un tel volume. La première réponse envisagée est l’alimentation des pages pertinentes de l’encyclopédie Wikipédia (http://en.wikipedia.org/wiki/Dumfries_and_Galloway) qui ne contient actuellement aucune référence sur son l’histoire de Dumfries et Galloway (le lien vers wikipédia apparaît cependant en 3ème position quand on interroge Google, juste après le site officiel de la région). L’argument contre cette option est le manque de maîtrise sur le contenu (qui peut être modifié à tout moment) et les contraintes rédactionnelles, qui à mon avis n’en sont pas. A ce stade un wiki interne est présenté comme une alternative qui possède l’avantage technique de wikipédia tout en laissant aux archives la main sur lui, ce qui est plus compliqué avec Wikipédia. A ce stade du travail, le wiki est présenté comme une interface entre les archives, son public, les services de référence, et les autres ressources disponibles sur le net.

L’auteure passe alors à l’analyse des outils wiki disponibles. C’est un passage un peu faible du travail dans la mesure où elle n’explique pas quels sont les critères utilisé pour ne décrire que trois applications wiki alors qu’il en existe une bien plus grande quantité (130) et qu’elle cite le site Wikimatrix (http://www.wikimatrix.org/) qui les recense précisément.

Meilleures pratiques dans les wikis

Sept facteurs sont identifiés pour développer un wiki approprié aux activités archivistiques :

1. Contenus et contributions
2. Structure et classification
3. Description et instruments de recherche
4. Mise en page
5. Confidentialité et sécurité des données
6. Marketing
7. Evaluation des risques

Contenus et contributions

L’auteure identifie ce point comme l’un des plus délicats. Bien qu’elle ne fasse pas directement référence à la fonction d’interface du wiki cité plus haut, les réflexions qu’elle présente convergent dans ce sens, à savoir :

• Compléter les informations déjà disponibles (apport des usagers)
• Mettre à disposition des corpus-clé (apport des archives et des chercheurs professionnels)

Cette double problématique implique que les corpus mis à disposition soient judicieusement choisis pour d’une part ne pas être trop coûteux lors de leur mise en ligne et d’autre part suffisamment intéressant pour que le public y associe activement ses commentaires Dans ce sens, elle souligne qu’il est nécessaire qu’une certaine masse critique de documents/informations soit à disposition à l’ouverture du wiki. La conséquence en est que les ressources adéquates en personnel et en infrastructure soient à disposition.

Structure et classification – Description et instrument de recherche

 Ces deux thèmes sont traités séparément dans le travail. A mon point de vue ils sont directement interconnectés. En effet, la structure du wiki est une structure web, c’est à dire que n’importe quelle page peut se lier à n’importe qu’elle autre, ce qui laisse une certaine liberté dans la construction d’une structure, mais en même temps il faut garder une certaine hiérarchie qui se justifie d’autant plus que si l’on s’autorise de relier « tout avec tout » on risque de rendre le site complètement inintelligible. Par contre il est évident que la structuration sur le web ne peut être celles des instruments de recherche classiques. Une page web et/ou un item archivistique présent sur le web n’est généralement pas accédé à travers les instruments de recherche classique mais le plus souvent via un moteur de recherche. Par conséquent, au lieu d’y accéder par provenance ou via un contexte on y accède par des index ou des tags. Comme l’auteure, je ne pense pas qu’il faille abandonner les instruments de recherches classiques mais ils doivent dorénavant être conçus comme des outils d’information contextuels en aval de la consultation des documents plutôt que comme les moyens d’y accéder. Cela implique que cette indexation « pour le web » mérite une réflexion plus approfondie, que l’auteur n’a pas pu réaliser dans le cadre de son travail.

Mise en page

L’auteure souligne l’aspect « image de marque » que représente cette partie du travail sur un wiki (et sur toute page web par ailleurs) et renvoie aux recommandations d’usage.

Confidentialité et sécurité des données

Cette question et particulièrement difficile à gérer dans le cadre d’un wiki, qui par essence permet à tout un chacun d’écrire ce qu’il veut (certains dise : n’importe quoi !). L’auteure souligne cette difficulté sans y apporter une réponse très satisfaisante. Je pense que la notion de modérateur (assurée par un archiviste compétent) peut être justifiée à ce stade et que pour les questions pratiques on peut s’inspirer des politiques mises en place par l’encyclopédie Wikipédia. Il reste à faire le travail de traduction de cette politique en des termes explicites pour les usagers des futurs wikis archivistiques. En ce qui concerne la sécurité des données, l’auteure n’aborde la question que du point de vue informatique à savoir, éviter de perdre les données déposées sur le wiki. Ici encore, cela aurait mérité un développement. Si les données déposées sur le wiki sont existantes par ailleurs sur les systèmes informatiques des archives, on peut considérer que l’on a minimisé les risques. Si les données sont originairement déposées sur le wiki (commentaires des usagers par exemples), leur historicisation par le wiki permet justement d’identifier et de corriger les vandalismes éventuels, à ce niveau une politique de back-up régulier suffirait à en assurer la sécurité.

Il est un point que l’auteure n’aborde pas qui est celle de la protection des données personnelles. Dans les archives locales, il est certain que les différents registres nominatifs ont un rôle à jouer. Bien que la structure d’un wiki ne présente pas les mêmes risques que les registres numérisés publiés dans leur entier, cette question est loin d’être triviale. Les récents débats en France à propos de la mise à disposition de ces mêmes registres revendiquée par un opérateur privé montre que cette question se doit d’être examinée avec attention. (voir http://www.archivistes.org/La-reu-ti-li-sa-tion-des-don-nees et http://www.cairn.info/resume.php?ID_ARTICLE=DOCSI_416_0349)

Marketing

L’auteure pointe la nécessité d’accompagner la création d’un wiki par des mesures de publicité et de marketing, ce qui est une évidence. Par contre, faute d’expérience (son projet n’avait pas vu le jour au moment de terminer son mémoire) elle n’a pas pu rapporter sur les effets induits qu’une telle publication présente. La présence sur le web implique un autre genre de présence que celle en salle de lecture. Bien qu’on puisse supposer que les personnes intéressées à l’histoire locale soient proche du dépôt d’archives concerné, le fait que les documents soient sur Internet fait qu’ils sont accessibles par le monde entier. Cela signifie qu’un effort d’accompagnement supplémentaire doit être fait envers cette clientèle qui n’a effectivement aucun contexte « local » à disposition. La modalité web implique une autre modification quand à l’accès aux documents, cité par ailleurs au cours du travail, c’est l’accès immédiat et sans délai. Cela n’implique pas que les archivistes doivent être dorénavant contraints aux 3×8, mais nécessite certainement une réflexion quant au délai de réponse des questions qui leur parviennent via le web. Un usager qui n’a pas eu une réponse dans un délai raisonnable est un internaute qui ne reviendra probablement plus sur le site. Ceci dit, mon expérience me montre que quand on indique rapidement qu’il y aura un délai et les raisons de celui-ci, les usagers apprécient le service.

Evaluation des risques

L’auteure rappelle les risques communément attribués à l’usage de l’Internet et les reflexes sécuritaires visant à bloquer leur accès dans l’environnement des bibliothèques et des archives. Elle stigmatise cette attitude frileuse en rappellant que le risque principal, en ce qui concerne les sites des archives est plutôt l’existence (ou la non-existence) de compétences de la part du personnel et l’existence d’un financement assuré pour ces projets. Elle argumente en disant que les retours d’audience lié à ces projets représentent un retour et une utilisation accrue des matériaux archivistique qui justifient largement les investissements consentis.

Evaluation

Dans ce chapitre sont mis en évidence le fait que le monde changeant de l’Internet induit des évolutions technologiques et sociales très rapides. Il faut donc par conséquent mettre en place dès l’origine un processus d’évaluation continu des sites web des archives afin de s’assure qu’ils évoluent en fonction des ces changement et ne deviennent pas rapidement obsolètes. Cela implique de constituer des statistiques et une veille technologique (qui par ailleurs pourrait être mutualisée par plusieurs service d’archives). (voir à ce sujet les travaux de nos collègues de la ville d’Amsterdam : The Use of Webstatistics, Ellen Fleurbaay, 4ème congrès international des archives, Vienne, 23-29 août 2004, http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_deze_site/statistieken/lezing_wenen/ )

Conclusion

Dans sa conclusion, Marylène Goulet, rappelle les risques et les résistances évoqués plus haut mais défend la valeur des archives en tant que matériau pérenne qui est d’autant plus utile dans ce monde que l’infobésité menace. Cela lui sert d’argument pour affirmer qu’il n’y a pas de retour possible et que bon gré ou mal gré les archivistes devront en passer par ces technologies. Dans un élan optimiste elle prétend même que cela pourrait amener à la création « d’archives commons », des communautés de documents d’archives sur une même thématique, dispersés physiquement dans plusieurs dépôt d’archives, mais réunis virtuellement à travers un site web. Dans le cadre de son travail de bachelor. L’auteure n’a pas pu réaliser le wiki préconisé pour la communauté de Dumfries et Galloway et cela se ressent dans cette conclusion, qui reste théorique et ne bénéficie pas du retour d’expérience qu’aurait constitué la mise en place de ce wiki. On ne peut qu’espérer que ce service d’archives obtiendra les crédits nécessaires pour ce travail et qu’il se concrétisera dans un proche avenir pour que nous puissions l’évaluer en vraie grandeur.

Bibliographie

La bibliographie est copieuse mais malheureusement strictement anglophone. Cela s’explique pour deux raisons. D’une part la majorité des projets de sites web 2.0 sont le fait de services d’archives anglo-saxons. Il existe bien entendu plusieurs réalisations dans le monde francophone mais il a été peu publié à leur sujet (une piste pour un autre travail de bachelor ?). D’autre part, le commanditaire de ce travail étant écossais, il était normal que les sources choisies soit de langue anglaise.

Mes remarques finales

Ce travail a le mérite d’explorer un domaine quasi en friche dans le champ de l’archivistique contemporaine. Ce qui a induit un travers, dans la mesure où l’auteure a du consacrer une partie introductive importante pour expliquer les technologies mises en œuvre, au détriment d’un développement plus approfondi sur le projet de wiki lui-même. A cet égard, il manque (dans le travail mais aussi en général) une analyse bien documentée de plusieurs sites archivistiques participatifs existant. Ils ne sont pas nombreux et malheureusement dispersé dans toute l’Europe mais commencent à avoir des retours d’utilisation intéressants. On doit encore une fois regretter la timidité de ces centres d’archives qui publient peu à propos de ces expériences, certes parfois balbutiantes mais qui, comme l’affirme Mme Goulet, sont porteuses d’un bel avenir archivistique.