Genre de documents et systèmes d’information Web

NOTES DE LECTURE
Les genres de documents dans les organisations
Sous la direction de Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel
Presse universitaire du Québec, 2014
(chapitre 6, p. 106-128)

Aïda Chebbi a fait sa thèse sur l’Archivage du Web organisationnel dans une perspective archivistique, Université de Montréal, 2013, http://hdl.handle.net/1866/9203, auquel on peut se référer pour compléter ce qu’elle nous livre dans cet ouvrage.

Dans ce chapitre elle examine l’impact du Web sur les genres des documents préexistant et les nouveaux genres que le Web engendre.
Elle commence par le constat que « En faisant appel aux technologies du Web pour conduire leurs affaires, les organisations produisent également de nouveaux types de documents propres au Web. Ces documents doivent être capturés et gérés dans les systèmes documentaires pour les besoins et la continuité des affaires, de préservation de la traçabilité des activités en ligne des organisations, voire pour les besoins de l’histoire et de l’information. » Elle continue en disant « De nouveaux genres de documents coexistent dans les systèmes d’information organisationnels imposant des méthodes de gestion et de conservation adaptées pour mieux répondre aux besoins d’information et de preuve actuel et futurs ». […] « Toutefois les frontières entre publication et document d’archives restent bien floues et ont une incidence sur la définition des territoires de collecte. »

En signalant que les documents du Web doivent être capturés dans les systèmes documentaires, elle sous-entend que le Web n’est pas un système documentaire. Comme elle revient plus tard sur la notion du Web en tant que plateforme de publication concurremment à celle de plateforme documentaire, on voit transparaître ici ce que j’appelle le domaine documentaire et le domaine informationnel et que je détaillerai dans mon prochain billet.

Elle entre ensuite dans le détail de l’émergence des nouveaux genres de documents suscités par le Web. Commençant par des citations de la littérature, elle précise : « Grâce à l’usage des outils informatiques et des réseaux de télécommunication, les supports numériques autorisent la superposition, la multiplication et la transformation de plusieurs genres existant. […] Ce qui favorise l’a production de genres confus ou blurred genres…[…] Un même genre numérique peut parfois remplir plusieurs fonctions selon le contexte d’utilisation ».

On voit ici l’intérêt de la notion de genre car elle permet de « pister » ces glissements et d’éventuellement répondre à cette transformation de manière adéquate en matière de gestion documentaire.

L’auteure détaille ensuite plus précisément les genres Web ou cybergenres (je trouve ce dernier terme inadéquat et m’en explique plus loin). Là aussi, elle souligne les difficultés que posent le monde du Web en matière documentaire : « Les documents Web sont composites, hybrides et complexes (c’est moi qui souligne) ce qui rend difficile toute tentative d’identification ou de classification des nouveaux corpus documentaire. […] Les genres Web se caractérisent par un contenu et une forme générés à la volée. […] L’attribut « forme » n’est plus un attribut déterminant pour la distinction entre les genres Web, alors que l’attribut « but » demeure essentiel pour différencier et analyser les genres Web ».

Cette dernière remarque fonde une piste intéressante bien qu’elle souligne qu’il n’y ait pas uniformité d’opinons s’il faut considérer les « buts » du point de vue du créateur du document ou de ses utilisateurs. Il me semble que cette prépondérance du but sur la forme peut se généraliser à tous les documents numériques mais devrait faire l’objet d’une investigation plus poussée pour être vraiment opérationnelle.

Elle présente ensuite un tableau qui résume les principaux genres Web avec leur caractéristiques (transposé de genre existant, hybride, purement Web) retrouvés dans la littérature avec la référence aux auteurs.

Elle passe ensuite à une autre problématique qui est celle de l’archivage du Web. Après une introduction où elle indique que « le Web ne dispose pas des fonctionnalités essentielles au maintien de la permanence et de l’intégrité des documents qu’il véhicule (Barry, 2004) elle utilise l’enquête menée pour sa thèse pour exposer les principales propriétés des archives Web (universitaires ou gouvernementales).

Elle identifie trois catégories de documents :

  • Les documents qui ont migré sur le site Web en conservant les propriétés de la version originale du document.
  • Les documents qui présentent une forme renouvelée ayant conservé la structure et les finalités des documents similaires.
  • De nouveaux documents émergent qui semblent ne se rattacher à aucun type d’archives connu et dont le destin est à inventer.

En exploitant les résultats de ses recherches elle indique que la répartition entre les documents de gestion (relatifs aux activités de gestion administrative dans une organisation) et les documents de fonction (relatifs à la mission propre de l’organisme) s’établi sur un ratio de 30% / 70%. Cela correspond à ce qui existe en général dans les archives papier (les archives du centre hospitalier universitaire que je gère à un ratio 20% / 80%).

Plus loin elle distingue cinq principaux modes de création :

  1. Documents initialement créés sur un support papier, qui ont été numérisés et convertis en format plus approprié pour une diffusion Web (p. ex. PDF, JPEG).
  2. Documents produits par des suites bureautiques et diffusés dans leur format natif (p. ex. DOT, DOC, XLS, PPT).
  3. Documents produits par des suites multimédias (p. ex. animation Flash Player). Bien qu’ils soient produits pour le site Web, ces documents ne se présentent pas au format HTML.
  4. Documents générés par les éditeurs Web ou (5) des systèmes de gestion de contenu. Il s’agit de pages Web développées grâce à un langage de balisage.
    (pour le détail on peut se reporter au chapitre 4.2.2. de sa thèse).

Cette typologie confirme une de mes hypothèses en ce qui concerne la (les) typologie (s) de documents exposée dans mon article de 2004) qui me faisais dire que la seule typologie opérationnelle à ce jour pour les documents numérique était celle des extensions des documents, qui les assimilent aux applications qui les produisent.

Elle liste ensuite les documents Web qui constituent un genre nouveau (11 genres identifiés), complétés par ceux dégagés par les politiques d’archivage du Web (également 11 genres, relatifs plus à l’ordre des métadonnées et de la gestion des sites plutôt qu’à la typologie des documents).

En guise de conclusion, elle pose la question de la frontière entre les archives Web et la publication en ligne. Il est significatif que la plupart des pays qui ont mis en place des politiques d’archivage du Web ont confié cette tâche à leurs bibliothèques nationales (ou des institutions similaires). Elle pose explicitement la question : « Où se situent les frontière entre une publication en ligne et des archives Web dans un environnement documentaire où les documents produits et diffusés sur le Web ont un statut de document public (accessible à tous) et présentent les mêmes caractéristiques techniques et de forme ? » Elle présente certaine politiques qui répondent à cette question, sans dégager une bonne pratique universelle à ce sujet (tout en ne répondant pas de manière générale à la question, sa thèse présente d’autres développements à propos des politiques d’archivage des sites Web qui peuvent alimenter cette réflexion).

Elle dit « Pour conclure, un site Web public est un objet documentaire complexe et protéiforme, une forme documentaire à part entière dont les composantes documentaires et technologiques ainsi que les fonctionnalités sont aussi variées que différentes. […] « Souvent confondu avec son média, un site Web organisationnel n’est pas considéré comme un produit documentaire issu des activités d’une organisation. […] Même si certains de ces documents se retrouvent dans d’autres systèmes documentaires, leur édition/publication sur un site Web leur procure des propriétés de forme et de but ainsi que des fonctionnalités qui les distinguent des documents originaux, […] La valeur qu’il [le site web] représente pour l’organisme producteur et celle qui pourrait servir les besoins d’information et de recherche ne sont pas encore généralement admises. »

On peut regretter que ce chapitre soit en quelque sorte un « digest » de la thèse d’Aïda Chebbi. Bien qu’elle souligne la nouveauté intrinsèque des documents du Web en terme de genre et qu’elle pose des questions qui ouvrent des perspectives intéressantes, elle apporte peu de réponses. Une autre problématique importante à mes yeux n’est pas traitée, ce que j’appelle « l’effet portail » soit le fait que les utilisateurs accèdent via un même écran à des documents dont la nature et les statuts sont différents et « mixent » des documents institutionnels, des informations issues d’internet, des pages constituées à la volées, sans que la nature de ceux-ci ne soit explicite, ce qui ajoute à la confusion de genre qu’évoque Anne-Marie Chabin dans le chapitre initial de l’ouvrage.

A propos du cybergenre
C’est Michael Shepherd (et al.) qui a introduit le terme dans son article « The Evolution of Cybergenres » en 1998 (http://web.cs.dal.ca/~shepherd/pubs/evolution.pdf) mais il ne le défini pas précisément puisqu’il en dit ”We define cybergenre as two main classes of subgenres, extant and novel. The class of extant subgenres consists of those based on genre existing in other media, such as paper or video, that have migrated to this new medium. The class of novel subgenres consists of those genres that have developed in this new medium and have no real counterpart in another medium”. Par défaut le cybergenre est donc un genre n’existant pas antérieurement.
Shepherd ne le défini pas plus dans son article plus récent de 2004 : « Cybergenre : Automatic identification of home pages on the Web », Journal of Web Engineering, vol 3, nos 3-4, p. 236-251, http://web.cs.dal.ca/~kennedy/cybergenre.pdf, puisqu’il reprend le même schéma avec les sous-genres « existant » et « nouveau ». Il aurait donc pu se passer du préfixe « cyber » dont le sens étymologique est tiré du terme grec « kybernetes » qui a le sens de pilote et qui a été introduit par Norbert Wiener en faisant référence aux processus de rétroaction mis en œuvre en informatique. Ce préfixe a depuis été utilisé à contre-sens pour signifier toute évolution des activités humaines modifiées par l’informatique puis par Internet.
S’il devait être utilisé, le terme cybergenre ne devrait pas l’être exclusivement dans le domaine du web mais à propos de tous les documents nés numériques. A tout le moins, il mériterait une définition un peu plus consistante et cohérente.

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Les genres de documents dans les organisations

Sous ce titre, Louise Gagnon-Arguin et ses collègues de l’Ecole de bibliothécaire et des sciences de l’information de Montréal publie un ouvrage collectif pour pallier un manque de textes de base à propos du genre documentaire dans le monde francophone, alors que cette thématique a pris de l’ampleur dès les années 90 dans le monde documentaire anglophone. L’ouvrage est disponible aux Presse universitaires du Québec ici: http://www.puq.ca/catalogue/livres/les-genres-documents-dans-les-organisations-2405.html

Chacun des auteurs invités, dont j’ai le privilège de faire partie, a travaillé de manière indépendante mais néanmoins assez convergentes sous la houlette de ses dynamiques rédactrices.

Je me ferai un plaisir de rédiger un billet sur chacun des chapitres de cet ouvrage, dont je recommande l’acquisition à tous les intéressé.

Vous retrouverez donc ces thèmes ces prochaines semaines.

  1. Théorie des genres et records management (Anne-Marie Chabin)
  2. Apport de grilles d’analyse de la notion de genre aux études diplomatique et archivistique des documents numériques dans les organisations (Sabine Mas)
  3. Caractérisation du genre des textes administratifs dans les environnements numériques de travail (Inge Alberts)
  4. Genres de documents et coordination des activités dans les organisations (Dominique Maurel / Sabine Mas)
  5. Genres de documents et systèmes d’information Web (Aïda Chebbi)
  6. Genre documentaire et numérique: dissolution ou résistance (Jean-Daniel Zeller)
  7. Genre de dispositifs de médiation numérique et régimes de documentalité (Manuel Zacklad)
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Apport de grilles d’analyse de la notion de genre aux études diplomatique et archivistique des documents numériques dans les organisations

NOTES DE LECTURE
Les genres de documents dans les organisations
Sous la direction de Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel
Presse universitaire du Québec, 2015

(chapitre 2, p. 29-48)

Dans ce chapitre, Sabine Mas complète les premières définitions apportées précédemment par Marie-Anne Chabin en présentant les différentes grilles d’analyse typologiques selon leur apparition chronologique.

Elle détaille donc la vision diplomatique, qui s’attache principalement au document, puis à l’analyse archivistique qui s’oriente plus sur les systèmes de documents, en s’appuyant sur les dix principaux éléments d’analyse des documents exposés par Gagnon-Arguin (1998 et 2001) et en soulignant le fait que cette grille a été élaborée dans un contexte papier. Enfin elle présente les différents systèmes de genres proposés par différents auteurs à partir des années 1980.

Les grilles d’analyse présentées sont celle de :

Yoshioka et Herman, qui identifient six dimensions à partir des propositions antérieures de Orlikowsky et Yates. Ces six dimensions répondent aux questions : Pourquoi ? – Quoi ? Par qui ?/Pour qui ? – Quand ? – Où ? –  Comment ? et seront développés dans les chapitre suivants.

Tyrväinen et Päivärinta qui proposent une grille de onze facettes avec un regroupement de ces facettes en quatre ensembles, basé sur le cycle de vie du document :

  • Production (But de la production – Enregistrement (consignation) des contenus – Durée de vie prévue – Structure produite)
  • Utilisation (But de l’utilisation – Période visée par les observations)
  • Traitement (Traitement pour la consultation – Changement aux documents)
  • Entreposage (Architecture du document – Critères pour définir les unités documentaires – Support)

Selon Mas, tous les auteurs récents cités reconnaissent que le passage au numérique engendre des modifications et des mises en cause des modèles proposés, sans toutefois entrer dans le détail de la nature de ces mises en cause et aux moyens d’y remédier.

Dans sa conclusion, elle indique que « la diplomatique et l’archivistique s’intéressent aux éléments universels et durables des documents et privilégient l’analyse des documents crées dans des contextes bureaucratique plus stables et structurés que les systèmes de gestion des documents numériques. » Elle estime cependant que « la notion de genre fournit des outils pour obtenir des informations de la part des acteurs dans le processus de création. […] D’où l’intérêt de compléter, à l’aide de grilles élaborées sous l’angle de la notion de genre, les grilles d’analyse des documents des organisations déjà bâtie dans un contexte archivistique. »

Bien qu’elle revienne plus en détail, en collaboration avec Dominique Maurel, sur la faisabilité d’utiliser la grille d’analyse du genre dans les chapitres suivants, je reste sur ma faim quant à sa conclusion. Premièrement, il n’y a plus lieu aujourd’hui d’opposer le contexte bureaucratique et les systèmes numériques. Ces derniers ont largement été adoptés par les administrations et les systèmes numériques sont les systèmes bureaucratiques, même si par ailleurs ils présentent des failles qu’il est concevable de combler par l’analyse des genres. Ce qui me mène à ma deuxième interrogation. Les grilles proposées, si elles ont un peu plus complètes que les grilles d’analyse archivistique, principalement en ce qui concerne le contexte de production des documents, ne me paraissent pas apporter un avantage significatif pour la gestion des documents à long terme. Elles ne semblent pas donner non plus d’avantage décisif pour traiter les nouveaux documents numériques, sous réserve des analyses portant sur les applications informatiques en tant que genre (web, messagerie, etc.), j’y reviendrai dans mes commentaires des chapitres traitant de la messagerie (Inge Alberts) ou du web (Aïda Chebbi). Dans ma pratique de constitution de calendrier de conservation, cela fait de longues années que j’intègre les questions proposées par Yoshioka et Herman dans le cadre de mes enquêtes dans les services producteurs, bien que je n’aie pas lu ces auteurs avant la publication de cet ouvrage.

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Théorie des genres et records management

NOTES DE LECTURE
Les genres de documents dans les organisations
Sous la direction de Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel
Presse universitaire du Québec, 2015

(chapitre 1, p. 7-27)

C’est Marie-Anne Chabin qui ouvre cet ouvrage avec un chapitre en deux parties qui permettent d’introduire la problématique. La première partie est consacrée à l’analyse du vocabulaire autour du genre, de la typologie, et des termes associés (type de document, famille de documents, titre ou nom des documents, etc.).

Son premier constat est que la notion de genre appliquée au document est relativement récente alors que les notions introduites par la diplomatique puis l’archivistique contemporaine sont plus anciennes. Elle met en évidence que la diplomatique s’attache principalement à la forme bien que celle-ci soit une conséquence des usages, tout en reconnaissant que le concept de forme reste flou ou trop large, et cela a pour conséquence, c’est moi qui souligne, une imprécision dommageable que le choc du numérique rend encore plus prégnant comme elle le souligne dans l’exemple suivant. « L’article 1316-1 du Code civil français introduit en 2000 pour la reconnaissance légale de l’écrit électronique, on note que le mot forme est en quelque sorte opposé à support sans que son sens soit précisé : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sous forme papier, sous réserve. » Pourquoi ne pas avoir dit « support électronique » ? ». Il est clair qu’avec de telles ambiguïtés au sein même des textes réglementaires censés assurer la certitude du droit, on a du souci à se faire !

Le raisonnement continue par le constat que l’archivistique contemporaine s’attache aujourd’hui plus au type de document qu’à leur forme, ce qui a le mérite d’un langage clair et compréhensible. Continuant son exploration définitoire elle cite la définition du type de document du glossaire du PIAF (http://www.piaf-archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=22) : « Catégorie de documents distingué en raison de critères communs, matériels (par ex. aquarelle, dessin) ou fonctionnels (par ex. journal, livre de compte, main courante, registre de délibération …) (c’est moi qui souligne, j’y reviendrai plus loin). Elle revient aussi sur la typologie de documents sollicitée pour les tableaux de tri et de conservation pour souligner que, ici aussi, la terminologie est hésitante.

S’appuyant sur les livres de Louise Gagnon-Arguin, elle identifie les critères qui permettraient de développer une typologie opérationnelle. Parmi ceux-ci, une typologie en deux niveaux, une distinction systématique entre le « dossier de travail » et « dossier principal » (question : le dossier est–il un type de document ?), et finalement le croisement d’une thématique (domaine, processus) et une valeur (officiel vs interne). Elle cite enfin la norme ISO 15489 et la norme ICA-Req qui exposent des définitions un peu divergentes.

A travers une citation de mon article de 2008 () elle met en évidence deux points : le fait que les typologies doivent tenir compte des aspects externes (formats, support) et des aspects internes (structure, validation). Elle l’interprète en termes de fusion entre ces deux dimensions alors qu’aujourd’hui je mettrais personnellement plutôt l’accent sur la distinction ou la clarification. Sa réflexion, liée au nombre croissant de type de document (elle cite 500 à 1000 types de document dans une entreprise, je confirme jusqu’à 3000 types dans un grand hôpital universitaire) l’amène à se poser la question de savoir si le genre n’est pas plus pertinent que le type dans le monde numérique, voire dans le monde documentaire. Elle conclu cette première partie par le constat que « Les types de documents se multiplient et s’atomisent au point d’anéantir la notion même de typologie documentaire, tandis que les genres qui décriraient les caractéristiques communes de documents sur le plan de la forme, du contenu et de la fonction ne sont pas encore ou pas suffisamment définis et illustrés. »

 A mon point de vue cette multiplication des types reste néanmoins maîtrisable en utilisant les grands groupes de documents liés aux usages, tels qu’ils sont définis dans les ouvrages de Gagnon-Arguin. C’est ce que suggère également la structuration du workflow décisionnel mis en place aux Hôpitaux universitaires de Genève (Un workflow décisionnel dématérialisé : L’application GAUDI des Hôpitaux universitaires de Genève (HUG), In: Arbido, Berne, 2010, 2, pp. 56-59. Présentation initiale à la Journée professionnelle de l’AAS, Berne, Records management dans les secteurs publics et privés – points communs et différences, 28 mai 2010 : http://www.vsa-aas.org/fileadmin/user_upload/texte/ag_form/ft_2010/Zeller.pdf)

 Dans la deuxième partie de son chapitre elle entre plus précisément sur l’impact que la théorie des genres peut avoir sur le records management et l’archivistique. Le premier impact et celui de la constitution du genre documentaire, qui institue les niveaux primaire (les collections de faits), secondaire (les documents indexatoires) et tertiaire (les synthèses), on est là dans les caractères extrinsèques. Elle identifie les instruments de recherche archivistique au document secondaire. Cela l’amène à poser la question de la finalité du genre : « le genre est-il un outil externe pour appréhender la valeur d’un document produit par un autre ou est-il un cadre normatif destiné à l’auteur pour produire le document ? ». Elle développe à propos des documents numériques : «  Les données structurées, dans les bases de données, sont les héritières des registres. Les données semi-structurées sont les documents bureautiques. […] Les données non structurées sont tout le reste […] »,

Si j’adhère globalement à ce parallélisme, j’ai néanmoins une réserve sur l’assimilation des bases de données aux registres. C’était certainement vrai au début de l’informatique mais je pense que la nature des bases de données actuelles a évolué, elles sont aujourd’hui les dépositaires des données primaires et font simultanément office de registre. Pour le reste je renvoie au chapitre que j’ai écrit dans l’ouvrage où je détaille en partie ces questions (chapitre 7 : commenté dans un prochain billet).

Citant Tyrväinen et Päivärinta elle réitère le même constat : « ce qui crée un nouveau genre, c’est l’identification d’un ensemble significatif d’éléments de mise en forme et de contenu. […] Ce qui fait que cet ensemble est significatif et peut être qualifié de genre est soit sa récurrence, soit son efficacité. Le genre fonctionne comme la mode. ». Je souligne encore une fois la concomitance de la forme et du contenu, je ne suis pas certain que cela soit une fatalité ou plutôt je pense que cette liaison nécessite une discrimination fine qui n’a pas encore été clarifiée à ce jour.

Une esquisse de genre qui semblerait convenir au records management est celui proposé par InterPARES dans ces « Six functional categories of records » (http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm et le commentaire de M.-A. Chabin ici : http://transarchivistique.fr/les-six-categories-de-records-dinterpares/ ) dont M.-A. Chabin dit : « Ce qui est séduisant dans ce resserrement autour de six valeurs de l’information engageante, c’est l’accent mis sur le «genre» d’action qui supportent les documents ». Avant de conclure elle resitue le genre par rapport aux exigences de l’archivage selon laquelle la première exigence n’est pas le genre mais la valeur de conservation des documents.

Elle conclu en constatant que « ni les pratiques ni les normes de records management n’ont recours à la notion de genre. Cependant le besoin non satisfait de classification pour l’archivage de l’information numérique pléthorique incitent à s’inspirer de tous les travaux qui analysent telle ou telle facette de l’information. » Sans oublier les obstacles encore à surmonter : « Le concept de genre au-dessus ou en parallèles du type de document et de catégorie est séduisant. Conjoncturellement, toutefois, il faudrait renommer cette notion, car, dans les contextes des sciences de l’information, l’expression théorie des genres, l’équivalent de genre theory, souffre en français et particulièrement en France de la concurrence de la théorie des genres (gender theory), qui peut entraîner une confusion des genres… »

Cette ironie finale montre qu’il y a encore bien du chemin à parcourir pour préciser les différentes notions en jeu et que les vocabulaires anglo-saxon et francophone sont aujourd’hui plus source de confusion que de concordance, ce qui démontre tout l’intérêt d’une telle publication.

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Genres de documents et coordination des activités dans les organisations

NOTES DE LECTURE
Les genres de documents dans les organisations
Sous la direction de Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel
Presse universitaire du Québec, 2015

(chapitre 4, p. 69-88 et chapitre 5, p. 89-106)

Dominique Maurel et Sabine Mas nous offrent un article décliné en une partie théorique et une partie pratique. Le premier chapitre examine les rôles des genres de documents sur les activités dans les organisations et la deuxième partie, à l’inverse, le rôle des activités sur les genres.

Le premier concept théorique examiné est le processus d’affaire. Les auteures concluent que celui-ci implique un lien étroit entre la culture informationnelle et le contexte organisationnel.

Elles s’attachent ensuite à définir le genre de documents, par opposition au type, puis leur lien avec les communautés de discours ou de pratique dans lesquels ils sont engendrés. Comme la majorité des chapitres de cet ouvrage elles reprennent la définition proposée par Yates et Orlikowksi : types de communications socialement reconnus et caractérisés par des conventions structurelles, linguistiques et substantives, invoquées en réponse à une situation récurrente. Elles le différencient des types. Cela revient donc à constituer un ensemble de règles et de conventions qui combinent des éléments de contenu, de forme et de contexte (c’est moi qui souligne).

Citant Gagnon-Arguin, Mas et Alberts, le type (en archivistique) se distingue du genre par sa visée principalement pragmatique et classificatoire, en faisant exclusion de la dimension sociocognitive attribuée au genre ainsi que son lien à une communauté de discours. Les auteures reconnaissent cependant que, compte tenu du flou définitoire du genre, la distinction n’est pas toujours évidente. Selon les théoriciens du genre, le genre ne peut s’abstraire de la communauté de discours ou de pratiques qui le constitue et l’utilise. Les théoriciens introduisent par conséquent les notions de « système de genre » ou de « répertoire de genre » et les liant aux communautés de discours. Cela permet de constituer des typologie de genre selon certaines dimensions comme celles proposées par Orlikowski et Yates (Intention ou fonction-Pourquoi?; Contenu-Quoi?; Participants-Par qui?/Pour qui?; Moment-Quand?; Lieu-Où?; Forme de l’échange-Comment?). Cette approche dimensionnelle semble être particulièrement adaptée au monde numérique.

Le fait que les genres soient pratiqués au niveau individuel, du service, ou de l’institution, implique une gestion documentaire « négociée ». Cette négociation est permanente et est loin d’avoir atteint un niveau normalisé sauf dans certaines zones d’activités bien précises. En conclusion, les auteures notent que cette négociation quasi constante implique « dans les efforts de gouvernance documentaires des gestionnaires de documents et des archivistes doivent s’inscrire dans un délicat équilibre entre la permanence des actions à poser et l’évolution des pratiques et des dispositifs ».

Le deuxièmes chapitre expose les applications pratiques des éléments théoriques exposés précédemment, à travers l’exemple du genre programme de cours analysé dans le détail.  Citation point 1 « Plus particulièrement …le genre « plan de cours ». »  Les chercheuses ont appliqué le modèle des six dimensions exposé dans la partie théorique en posant les questions suivantes :

  1. A quoi sert le plan de cours ?
  2. Quelle information le plan de cours contient-il ?
  3. Par qui le plan de cours est-il  créé et à l’intention de qui ?
  4. A quel moment le plan de cours est-il utilisé ?
  5. Où le plan de cours est-il utilisé, où est-il diffusé ?
  6. Sous quelle forme le plan de cours est-il créé ?

Les auteures détaillent chacune de ces dimensions en fonction des informations recueillies dans leur enquête.

Elles analysent ensuite les pratiques de travail des principaux intervenants dans le processus (enseignants, administrateurs).

La pratique professorale constatée dénote des pratiques très personnalisées et peu uniformes même quand des prescriptions départementales ou universitaires existent quant à leur contenu ou à leur structure. De même, la maîtrise des versions et leurs règles d’archivage semblent assez peu maîtrisées.

Le fait que les plans de cours puissent exister en deux modalités papier/numérique et en version publiée (officielle) et annotée (par le professeur en cours de trimestre) vient compliquer encore le processus.

En ce qui concerne les administrateurs, leurs activités principales consistent à collecter et à archiver les plans de cours. Ici aussi, la méconnaissance des règles de gestion documentaire institutionnelles engendre fatalement des discrépances par rapport aux objectifs poursuivis.

Les auteures exposent ensuite les dynamiques de coordination (point 4.) et en premier lieu la coordination induite par le genre sur les activités et les pratiques. Elles soulignent deux fonctions principales de coordination. La première est la valeur de planification et de coordination des activités du plan de cours tout au long d’une séquence trimestrielle, tant pour le professeur, les intervenants externes et les étudiants (ce que l’on peut appeler le « contrat pédagogique »). La deuxième est celle qui implique les administrateurs dans la fonction de collecte et d’archivage de ces témoins important de l’enseignement. Le genre plan de cours assume par ce biais la valeur de preuve pédagogique, administrative, ou financière.

Réciproquement les auteures examinent les effets de l’évolution des pratiques et des technologies sur le genre plan de cours. Dans ce cadre elles citent la pratique instaurée par un département universitaire pour fournir sur une plateforme un gabarit de plan de cours. Cela a eu pour effet de renforcer le consensus partagé sur le contenu idéal des plans de cours tout en facilitant leur gestion (professeurs, administrateurs) et en facilitant leur accès (étudiants).

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Caractérisation du genre des textes administratifs dans les environnements numériques de travail

NOTES DE LECTURE
Les genres de documents dans les organisations
Sous la direction de Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel
Presse universitaire du Québec, 2015

(chapitre 3, p. 49-68)

Inge Alberts, qui a déjà consacré un travail de thèse à la thématique dans l’ouvrage suivant :
Alberts, I. (2009). Exploitation des genres de textes pour assister les pratiques textuelles dans les environnements numériques de travail : le cas du courriel chez des cadres et des secrétaires dans une municipalité et une administration fédérale canadiennes. École de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Université de Montréal, 383 p. (Thesis in PDF – French)

Elle illustre l’usage du genre dans le contexte de l’utilisation de la messagerie. Plus particulièrement, elle se propose « d’examiner les critères définitoires qui permettent de caractériser le genre des textes administratifs dans les environnements numériques de travail, tout en démontrant son potentiel pour la discipline archivistique ».

Elle introduit son chapitre par la difficulté liée à la définition du genre car « les genres ne sont pas que de simples conventions ; ils sont aussi une manière d’envisager la réalité. […] Cette perspective […] occasionne un inconvénient majeur : employé suivant des objectifs variés, le concept de genre est rarement défini et, dans le meilleur des cas, les définitions présentées sont floues. »

Tentant de contourner l’obstacle elle propose un faisceau de quatre critères distinctifs du genre :

  • Régularité de la forme et du contenu
  • Présence d’une fonction normée
  • Degrés de formalisme et d’abstraction
  • Hybridisme et fonctionnalités

Elle développe ensuite ces quatre points, développement où je relève les constats suivants :

Selon Rastier (2001), il importe de distinguer le genre du type. Le genre serait un principe classificatoire plus stable que le type, à la jonction d’un palier supérieure qui comprend « le discours et les pratiques qui leur correspondent » et d’un palier inférieur – les sous-genres qui sont définis « par diverses restrictions qui intéressent soit le plan de l’expression (par ex. le roman par lettre, le traité versifié), soit celui du signifié ».

Crowston et Williams (2000) démontrent, par une analyse du Web, différents patrons d’évolution propres au genre : soit les genres en format numérique reproduisent les genres en formats papier, soit ils s’adaptent par l’ajout de fonctionnalités propres au numérique, soit ils constituent des formes de communication émergentes.

Pour obvier à ces difficultés théoriques, Alberts propose une analyse pratique de deux administrations publiques canadienne à travers différentes méthode, qui lui permettent de produire des tableaux instructifs.

Le premier tableau est tiré de l’analyse des journaux de bord des employés (17 cadres et 17 secrétaires / 628 document associés à 254 genres différents). Il permet plusieurs constats.

Parmi les 18 genres les plus cités on remarque une présence écrasante du courriel qui représente 25% du volume des documents (160 occurrences alors que les autres genres cités s’étagent entre 8 et 36 occurrences).

L’autre constat tient à la nature des titres qui sont très variables et justifient le tableau suivant, détaillant les caractérisations formelles du genre, avec une répartition large sur 7 types de critères avec une prédilection marquée sur la forme, le format, le modèle (27/55 occurrences). Parallèlement aux critères formels les critères de contenu sont aussi régulièrement utilisés. La caractérisation de la fonction du genre (Outil, instrument, moyen / Action / Façon de faire et de travailler, procédure, standard de travail / Support au processus) indique une vision beaucoup plus contrastée entre les cadres et les secrétaires et le poids des différents critères. Cela semble indiquer que cette spécificité du genre n’est pas encore intégrée dans les habitudes bien qu’un lien soit clairement établi entre la présence des genres et la réalisation des étapes d’un processus.

Alberts termine son chapitre sur la dimension pragmatique du genre (5.1) et son rapport avec l’archivistique (5.2). A cause de sa dimension pragmatique, « l’interprétation du genre est donc tributaire des points de vue collectif et individuel dans un milieu donné. […] le genre facilite l’organisation des ressources nécessaires à la réussite d’un objectif commun. A ce titre, le genre agit comme mécanisme régulateur des actions collectives, contribuant à la réussite des efforts de collaboration. […] En tant que déclencheur cognitif, le genre agit également sur le lecteur d’un document en lui fournissant une foule d’information utile à la réalisation de ses tâches. »

En ce qui concerne l’archivistique elle conclu que l’étude révèle un lien indissociable entre le genre et le document d’archives. J’en extrais trois citations qui clôturent son texte.

« Avec la dématérialisation de l’information électronique, la notion de document comme principe structurant disparaît au profit du genre (Bazerman, 2012, p. 382) ». Je reviendrai dans un autre billet sur l’article de Bazerman en question car je ne partage pas cette conclusion, ou du moins la trouve simplificatrice.

« L’identification des documents qui ont une valeur pour l’organisation passe nécessairement par une analyse des activités de travail. Si les documents d’archives sont associés aux activités, la nature de ce lien fait généralement peu consensus (Yeo, 2010, p. 99) ». Yeo pose ici clairement que la connexion du genre et de l’activité est essentiel mais souligne à quel point nous sommes encore peu au clair dans ce que cela signifie dans le détail.

« Pour l’auteur (Yeo), la notion archivistique d’activité peut être rapprochée de l’acte de langage, puisque tout deux conduisent à un document d’archives (ou records) qui représente cette action sans pour autant être l’action per se (Yeo, 2010, p. 101). C’est ici qu’un lien intéressant peut être établi avec le genre, qui est une catégorie conventionnelle du discours basée sur la normalisation des actions rhétoriques qu’il véhicule. On pourrait donc envisager les processus de travail comme une chaîne d’action ou comme des actes de langage normalisés qui seraient représentés par un ensemble de genre. En exploitant le genre et les actions sociales qu’il véhicule, on pourrait assure une meilleure stabilité dans la classification des documents d’archives, tout spécialement pour les textes en format numérique (Oliver et al. 2008, p.297). ». J’espère pouvoir revenir sur cet article qui traite plus spécifiquement sur l’impact des genres sur l’archivage.

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Conscience d’archive et temporalité : Ferdinand de Saussure et l’Ecole Genevoise de Linguistique

Colloque Archives des savoirs, 19 juin 2014

Alessandro Chidichimo a commencé à faire un historique de la constitution du cours de linguistique générale (CLG). Puisque qu’il n’y avait pas de manuscrit de De Saussure, les éditeurs l’ont reconstitué à partir de plusieurs notes de cours compilées. En ce sens, ils ont constitué une archives au sens de Derrida : « Le premier archiviste institue l’archive comme elle doit être, c’est-à-dire non seulement en exhibant le document mais en l’établissant. Il le lit, l’interprète, le classe. »

La situation a changé lorsque des manuscrits de De Saussure ont été retrouvés bien après l’édition du CLG.

« De fait « l’archive a lieu au lieu de défaillance originaire et structurelle de la dite mémoire » (Derrida 1995 :25). Qui dialogue avec la rétrospection « Nous nommons horizon de rétrospection l’ensemble des connaissances antécédentes (Auroux, 2006 :) ».

La publication du CLG, même incomplète, a constitué une forme de doxa saussurienne. Bien que de nombreuses discussions aient eu lieu sur la légitimité de la démarche. Jusqu’à la défense de « l’école » saussurienne. Bally est ainsi devenu « l’apôtre » de Saussure (Joseph 2012 :633). La visée semblait être d’achever le travail de De Saussure.

Le mal d’archives peut s’entendre aussi comme brûler d’une passion…

Il a conclu avec une citation à propos de Thémistocle : « Un jour, dit-on ; un savant des plus instruits vint le trouver et s’offrit de lui apprendre un secret tout nouvellement découvert, de la mémoire artificielle ; comme Thémistocle lui avait demandé quelle était l’utilité de cet art, le savant lui répondit qu’il permettait de se ressouvenir de toutes chose, Thémistocle lui répondit qu’il l’obligerait bien d’avantage s’il lui enseignait plutôt le secret d’oublier à son gré. (De Orator : éd-1928)

Sa contribution sera la première des nombreuse contributions du colloque autour des écrits et des non-écrits saussuriens. L’abondance de la littérature à ce sujet et les découvertes successives de textes interroge la pratique archivistique dans la mesure où les archives saussuriennes ne semble jamais closes et toujours sujette à interrogations. Nous reviendrons sur ces questions au fur et à mesure des autres communications.

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