Archivage des Intranets – Typologie des Intranets

Outre leur manque de visibilité, une seconde difficulté provient d’un manque de consensus quant à une typologie des Intranets. Une analyse de la littérature parue ces dernières années[1] montre des classifications axées sur des critères très divers que l’on peut synthétiser comme suit :

a/  Typologie basée sur les fonctions des entreprises

b/  Typologie basée sur les outils logiciels

c/ Typologie basée sur les outils de travail

Dans le cas de la typologie basée sur les activités de l’entreprise, il n’y à aucune spécificité liée aux contenus ou aux outils utilisés pour l’Intranet, en effet on considère ici les producteurs et leur activités. Bien que méthodologiquement peu satisfaisante, cette structuration sera celle que j’utiliserai dans la suite de cet article pour deux raisons. Premièrement, l’analyse par service ou secteur producteur renvoie à un principe fondamental en archivistique, qui est celui de la provenance. Deuxièmement, les rares données statistiques disponibles (voir chap. 3 plus loin) sont également structurées selon cette distribution. On trouve cette typologie chez [ALIN, 2000].

Pour la typologie basée sur les outils logiciels, on se heurte au fait que celle-ci n’est pas discriminante par rapport à l’Internet. En effet, dans leur grande majorité, les logiciels utilisés sont les mêmes dans les deux cas. Seul change l’accessibilité aux pages gérées par les deux systèmes. Cela est tellement vrai que certains logiciels proposent un seul outil d’édition permettant de choisir une publication soit sur l’internet, soit sur l’Intranet, soit simultanée, selon les pages concernées. D’autre part, ces outils logiciels évoluent très rapidement. Ainsi, des publications d’à peine deux ans se réfèrent à des outils déjà obsolètes dans la pratique. Dans le même ordre d’idée, le périmètre même des outils change. Il y a 10 ans, l’outil universel se résumait à un éditeur html, aujourd’hui, comme le montrent les statistiques des sites internet archivés par nos collègues danois [JACOBSEN, 2007], qui ont quelques longueurs d’avance à ce sujet, on constate que seul 25% des objets collectés sont des pages html (25% des fichiers jpeg et 20% des fichiers pdf) et il n’est pas déraisonnable de penser que le contenu des Intranets présente la même composition en terme de format de fichier, comme le confirme les tendances 2007-2009 dégagées par l’enquête de l’observatoire de l’Intranet, soit : 3 fois plus de vidéos, 2 fois plus de fichiers sonores et d’animations flash (voir [Observatoire Intranet, 2009], page 15).

Enfin la typologie basée sur les outils de travail, qui se présente en fait comme une variante de l’option précédente, dans la mesure où ces outils sont souvent soutenus par une application informatique dédiée ou la version en « web service » de ces applications, on retrouve les outils transversaux que sont les annuaires, la messagerie, les workflows, le knowledge management, sans que ces fonctions soient facilement séparables puisque l’offre en progiciels tend à les rendre de plus en plus interopérables.

Il faut insister sur l’extrême volatilité de l’offre logicielle. Pour prendre un simple exemple à propos des outils d’édition, les Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) n’en ont utilisés pas moins de 5 en 10 ans (1999-2009). Soit pour mémoire : Frontpage (1999-2003), Quickplace (2000-2009), Dreamweaver (dès 2005), Neospark (dès 2007), et bientôt Jahia (dès 2010).

L’observatoire de l’Intranet (voir détail sur cet organisme au chapitre 3) propose une analyse qui mélange ces dimensions en présentant un tableau avec les grandes fonctions informationnelles de l’entreprise (communication, coordination, collaboration, capitalisation des connaissances), qui ne sont pas forcément gérées par un service particulier puisque ce sont des fonctions transversales par nature, et les types d’applications utilisées par ces différentes fonctions, environs une douzaine par fonction (voir le tableau ci-dessous).

Tableau des fonctionnalités des Intranets

Domaines Applications
Communication Messagerie (e-mail) Messagerie instantanée Chat
Tableau blanc Blog Wiki
Audio-conférence Visio-conférence Réseaux sociaux
Forums Profilage Personalisation
Coordination Outil de workflow Workflow générique () Gestion des processus (BPM)
Agenda partagé Organigramme Calendrier
Carnet d’adresse Annuaire spécifique Référentiel compétences
Gestion de projets Outils de planning Outils de reporting
Collaboration Applications génériques Application spécifique Workflow métiers
Edition partagée Gestionnaire de tâches Outils de CRM
Espaces projets Espaces services Espaces communautaires
Audio-conférence Visio-conférence
Capitalisation des connaissances Gestion de contenus (CMS) Edition décentralisée
Moteur plein texte Moteur indexé Moteur multi-dimensionnel
Métadonnées Outils d’indexation Knowledge Management
Workflow documentaire Workflow de validation Outils d’archivage

Source : Observatoire de l’Intranet, http://www.observatoire-Intranet.com/
-> A propos de l’Intranet -> Fonctionnalités de l’Intranet

On peut observer que certaines applications sont présentes dans différents domaines, ce qui montre bien que la typologie est encore loin d’être stabilisée, et qu’elle ne le sera peut-être jamais.


[1] Je me suis limité à la production francophone et il serait utile d’explorer la littérature anglophone à ce sujet. Pour les références voir [ALIN, 2000], [ALIN, 2002], [CREPLET, 2003], [HUMEAU, 2005], [MALAISON, 2004].

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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