Archivage des Intranets – 2 Fonctionnalités de communication

La messagerie

Des ouvrages relativement récents (par ex : [ALIN, 2002], [CREPLET, 2003], [HUMEAU, 2005]), considèrent encore que la messagerie est une fonction interne à l’entreprise et appartient à l’Intranet. Le consensus archivistique actuel considère plutôt que la messagerie électronique s’est largement substituée au courrier papier et qu’il importe d’identifier et de traiter les courriels considérés comme des « records ».

J’exclu donc cette fonction de la problématique de l’Intranet et je renvoie aux travaux existant à ce sujet, et plus particulièrement aux excellentes publications de nos confrères néerlandophones du Digital Testbed Bewaring [Digitale Duurzaamheid, 2003] et du groupe d’expert e-David [BOUDREZ, 2003].

La messagerie instantanée et les chat rooms

Si la messagerie électronique a connu une progression fulgurante, il n’en est pas de même en ce qui concerne la messagerie instantanée. L’observatoire de l’Intranet indique une pénétration de 19% en 2008, mais une tendance en accroissement (49% dans le futur). On peut considérer qu’il s’agit principalement d’une fonction de discussion et qu’elle n’a pas d’intérêt archivistique en tant que records, vu son côté éphémère.

Blog

L’usage du blog d’entreprise est d’un usage récent. Il se peut qu’il ne soit qu’un effet de mode. On peu pour l’heure la considérer comme une discussion est lui appliquer la même analyse que pour la messagerie instantanée. Il faut cependant continuer d’observer ses usages qui en combinaison avec les wikis pourraient aboutir à une valeur institutionnelle plus marquée.

Wiki

L’usage des wikis est également récent dans les organisations. On peut distinguer deux contenus de wiki dont la gestion devrait être différenciée. Les wikis liés à des projets, qui constituent l’accumulation des données liés à ceux-ci. Ils constituent alors la documentation contextuelle de ces projets et devraient à ce titre être archivés lors de la clôture du projet. Les wikis constituant des bases de connaissances de l’organisation qui par définition est sans fin. Elle constitue également un savoir important de l’organisation mais leur contrainte de gestion implique un archivage régulier sur une base chronologique (annuel par exemple).

Audio et visio-conférence

On peut leur appliquer la même règle que la messagerie instantanée.

Réseaux sociaux et forums

Il s’agit là d’outils de partage des compétences dynamiques, et donc aussi éphémère. Il ne semble donc pas souhaitable de les archiver à moins que l’on veuille comprendre les dynamiques internes de l’organisation. Dans ce cas, l’échantillonnage d’une tranche chronologique judicieusement choisie pourrait s’imposer.