Archivage des Intranets – 4 Fonctionnalités de collaboration et de gestion des connaissances

Workflow métiers

L’utilisation de ces outils via l’Intranet se fait généralement sous la forme de web service ouvrant une fenêtre sur des applications sous-jacentes. On partira donc du principe que c’est l’archivage de ces applications qui doit être géré.

Gestion de contenus (CMS)

Les logiciels de gestion de contenus sont de plus en plus employés comme outils de gestion de contenus Intranet (et Internet) dans la mesure où ils permettent des modalités d’édition variées, paramétrable en fonction des groupes d’utilisateurs (un même document pouvant apparaître de manière différente selon le lecteur) ce qui évite de créer plusieurs versions d’un même document. Cela permet aussi de gérer plus facilement des sites multilingues[1]. Les CMS ayant la plupart une structure de base de données sous-jacente on devrait choisir d’archiver le CMS lui-même plutôt que sa version Intranet. Il reste cependant à déterminer si les formats d’édition variés doivent être conservé ou pas, et comment.

Knowledge Management (KM)

Le Knowledge management n’est pas forcément géré par un logiciel spécifique mais peut être une constellation d’applications visant au partage des connaissances (inclus les forums, les blogs, les wiki, etc.). Il peut cependant se présenter sous la forme d’un logiciel dédié, dans ce cas l’Intranet n’est en général qu’un mode de présentation et c’est évidemment l’application KM qu’il faut archiver en tant que telle.


[1] C’est le cas par exemple du site de l’association des archivistes suisses, qui utilise le logiciel de CMS Typo3, voir : http://www.vsa-aas.org/

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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