Archivage des Intranets – Conclusion

La revue des différentes fonctionnalités présentes dans les Intranets montre actuellement trois cas de figure possibles :

a)    Les informations/documents de courtes valeurs temporelles, qui ne nécessitent à priori pas d’archivage. Soit les messageries instantanées, les blogs, les audio- et visio-conférences, les réseaux sociaux et les forums, les agendas et calendriers partagés.

b)    Les informations/documents disponibles uniquement sur l’Intranet, ayant une valeur archivistique et pour lesquelles il faut développer des stratégies d’archivage. Soit les annuaires, les wikis, les organigrammes (si géré en numérique).

c)    Les informations disponibles sur l’Intranet mais provenant d’autres applications informatiques. La stratégie d’archivage consiste alors à archiver les applications plutôt que les vues qu’elles fournissent sur l’Intranet. Soit les messageries, les workflows, les CMS, les outils de Knowledge management, les outils de gestion de projets.

Dans la mesure où un Intranet ne contiendrait pas de sources d’information du type b) et c) on peut se poser la question d’un archivage ponctuel sur une base chronologique régulière (snapshot), du même type que ceux effectués sur les sites Internet, afin de garder une image périodique de la gestion de l’information au sein de l’organisation. Cette manière de faire se heurte alors aux mêmes contraintes de conservation que les sites Internet et on devrait envisager pour le long terme un dépôt d’Intranet qui serait l’équivalent électronique des fonds privés archivés actuellement.

Si l’on compare cette analyse avec celle de [SCHLIETER, 2003] , qui utilise des critères liés au type de documents stricto sensu et qui retient par exemple «…les rapports d’activité, les revues d’entreprise et les revues de client, les brochures commémoratives des anniversaires, des inaugurations de bâtiment et de filiale et des fusions, les documentations [???], les articles publiés, les rapports, les livres des membres des directions ou d’autres organes de direction, les dossiers de presse, et les matériels de publicité. », on voit bien que la typologie documentaire traditionnelle peine à s’appliquer dans un environnement informatique et que, réciproquement, les nouvelles fonctions collaboratives (communément et fallacieusement connues sous l’appellation Web 2.0 ou Entreprise 2.0) émergeant dans les organisation n’ont pas encore trouvé leur « diplomatique ».

La solution de l’instantané a aussi été choisie par les rares institutions qui ont effectué un archivage d’Intranet et dont j’ai pu avoir connaissance. La liste de ces projets est présentée succinctement dans le tableau ci-dessous. La plupart de ces projets n’ont pas fait l’objet d’une évaluation strictement archivistique. La plupart du temps, les bases de données ont été exclues de ces « cueillettes »pour des raisons techniques plutôt qu’archivistiques.

Il semble que tant que nous n’aurons pas une doctrine argumentée sur la conservation des Intranets, c’est cette solution (relativement) simple qui sera privilégiée.

Comparatif des opérations d’archivage sur intranet

Institution Volume archivé Technique utilisée Périodicité Remarques
Ville de Genève Heritrix : 385 Mo HTTrack : 922 Mo Récupération à l’aide des crawlers Heritrix et HTTrack Un instantané effectué en novembre 2007 Voir [AVG, 2007]
Radio Télévision Suisse Romande 5 Go/an Copie directe à partir des serveurs Annuelle depuis 2001 Totalité de l’intranet
3,23 Go Copie directe à partir des serveurs Annuelle depuis 2001 Sélection de documents pertinents sans décision institutionnelle
ABB 10-15 Go Récupération à l’aide du crawler HTTrack sur les pages internet et sur le serveur interne Annuelle Internet et Intranet ensemble
Dresdner Bank ??? Récupération à l’aide du crawler HTTrack Une opération unique en 2005 Transformation du HTML en XML pour l’archivage
INRIA ??? Copie directe à partir des serveurs 5 versions entre 1995 et 2009 Certaines versions sont très incomplètes

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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