Archivage des Intranets – Fonctionnalités et analyse archivistique

Pour éviter des questions difficiles on pourrait se contenter d’assumer que les services utilisateurs/producteurs proposent sur leurs pages Intranet des documents/informations qui ressortent de leurs activités traditionnelles, documents auxquels on pourrait appliquer les mêmes règles de conservation. Malheureusement, le découpage auquel sont soumis ces documents dans un environnement électronique ne permet pas ce « copier/coller » conceptuel. Aussi, je reprends ci-dessous les différents types de documents/fonctions en mettant en exergue leur « archivabilité ». Il s’agit d’une première esquisse, ouverte à la discussion. Le fait même que je soit obligé de le formuler avec des termes tel que document/information ou document/fonction dénote à quel point les limites habituellement utilisables dans un environnement papier deviennent incertaines dans un environnement électronique.

Comme on peut le voir dans le chapitre 3 plus haut, l’usage initial de l’Intranet a principalement été celui d’un outil de communication et de publication interne. A ce titre il intéressait marginalement les archivistes. La tendance actuelle montre cependant que de plus en plus de documents anciennement édités sous forme papier ont d’abord été rendus disponibles sur l’Intranet  simultanément à l’édition papier. La familiarité aidant, il arrive maintenant que les documents n’existent que sous forme électronique. Une tendance parallèle montre que ce n’est plus seulement des documents informatifs qui empruntent cette voie de diffusion mais également des documents normatifs et/ou transactionnels.

D’autre part, si les Intranets des débuts ont prioritairement été considérés comme des instruments de publication et de communication, ils sont de plus en plus (en tout cas dans les entreprises d’une certaine grandeur) conçus comme des portails, qui ne donnent plus exclusivement accès à des documents/informations, mais également à des ressources (dont les grandes catégories, utilisée ci-dessous, sont : les fonctionnalités génériques, les bases documentaires, les bases de données, les applications métier). La page d’accueil de l’Intranet devenant alors le plus souvent la page par défaut à l’ouverture des postes de travail des collaborateurs. Dans cette configuration, les pages d’accueil (en général les 3 premiers niveaux) servent de voie d’aiguillage vers des applications spécifiques, qui ne sont pas forcément hébergées par la structure de l’Intranet lui-même.

Je détaille dans les billets suivants les principales fonctionnalités présentes dans les Intranets, et leur « archivabilité ».

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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