Managing the crowd – Gérer la foule – Billet 3


Chapitre 6 –
« Toutes les sources d’information ne sont pas des records … »
(Gerer_la_foule_chap06)

Dans ce chapitre, Steve approfondi ce qu’est l’essence du record en affirmant sa valeur d’évidence (en référence au concept développé par Theodore Schellenberg). Il commence par établir les avantages que cette cible étroite a constitué dans le succès du records management. Cela a permit de conserver de manière efficace les documents essentiels à la marche à moyen terme des organisations. Par contre, ce succès relatif a empêché les records managers de saisir l’importance de la mutation engendrée par les données numériques, dont certaines peuvent aussi être identifiées comme des records. De cette manière, ils ont laissé se développer des masses de données potentiellement importantes en dehors du contrôle du records management, principalement aux mains des informaticiens.

Il reprend l’exemple des législations sur l’accès à l’information ou la protection des données personnelles, qui ne tiennent pas compte du distingo formel entre données, document et records au sens strict. Je cite :

« Nous avons déjà vu comment une part de la législation du Royaume-Uni, le Freedom of Information Act, ne fait aucune distinction entre les cas où les informations en question fait partie d’un record formel ou non. En ce qui concerne les demandeurs concernés, ils sont à la recherche d’un morceau de connaissance (une bribe d’information) et il est probable qu’il leur importe peu que cette connaissance se trouve dans le corps d’un record formel, d’un bloc-notes, d’un courriel ou d’un Post-it. La même chose s’applique à d’autres lois se rapportant directement à la gestion de l’information, comme la Loi sur la protection des données du Royaume-Uni (1998). Quand il s’agit de données personnelles détenues sous forme électronique il n’ya aucune raison de se demander si le courriel, la base de données, ou le document qui y est déposé est un records°; le fait qu’il contienne des données à caractère personnel est suffisante en soi pour décider de son inclusion dans la Loi. »

La situation peut être encore pire en ce qui concerne une pratique devenue de plus en plus courante (en tout cas dans les pays anglo-saxons) qui est le legal discovery [découverte juridique]. Je cite encore, et c’est moi qui souligne :

« …l’exercice de découverte juridique [legal discovery] est autorisé à inclure toute information pertinente lié à l’objet de l’enquête au sein de son investigation, indépendamment de son statut. Ce scénario représente de sévères dommages à nos revendications professionnelles de protéger les intérêts juridiques de notre organisation. Après tout, quel est l’intérêt de faire en sorte que 20% de la base des connaissances de votre organisation est gérée à un niveau élevé, au standard conforme à la loi si elle ignore complètement les autres 80%°? »

Il illustre cette problématique en démontrant que certains objets traités dans le monde du web 2.0 sont parfaitement capables de « faire preuve » dans ce cadre (un premier exemple célèbre étant les courriels échangés par Oliver North et le secrétaire d’Etat à la Défense des Etats-Unis dans le cadre de l’Irangate, en 1986 déjà, On trouvera une analyse détaillée des implications archivistiques de cette affaire dans un article de David BEARMAN “ The Implications of Amstrong v. Executive of the President for the Archival Manaagement of Electronic Records ”, American Archivist, Vol 56/Fall 1993). Il pointe également le fait que les records managers estiment généralement gérer 20% du volume sous forme de records mais qu’avec l’explosion documentaire liée au Web 2.0, cette proportion est peut-être bien inférieure.

Cela l’amène à cette conclusion provisoire, que :

« C’est peut-être pour nous la dernière opportunité d’abandonner notre mantra que «°toutes les sources d’information ne sont pas des records » et de commencer avec l’hypothèse que «°toutes les sources d’information sont potentiellement des records » et de voir où cela nous mène. »

Ici aussi, il me semble que la pratique continentale du records management a dès le début intégré le fait qu’il fallait aussi gérer les « non-records » dans un monde papier. Par contre, l’aveuglement a été similaire en ce qui concerne les données électroniques. Ainsi, j’ai pu constater dans ma propre institution que pour la comptabilité, largement informatisée depuis de longues années, on considérait les comptes finaux et les bilans (si possible imprimé) comme des records alors que les comptes détaillés, considérés comme des données brutes, auraient pu être supprimées à brèves échéance par nos informaticiens (moins de 5 ans, à l’occasion d’un changement d’application), si les administrateurs et moi-même n’avions pas vigoureusement fait valoir un point de vue de records management.

S’il est relativement facile de désigner comme « records » des données informatiques structurées (les bases de données par exemple), cela est nettement plus difficile dans les structures plus fluides des applications du Web 2.0. J’ai tenté de dégager des règles dans le cadre de ma communication au congrès ECA 2010 (voir ici), mais il reste encore un sérieux effort de formalisation théorique avant que nous puissions évaluer sereinement ces objets à l’aune du records management.

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
Cet article, publié dans archivage numérique, records management, est tagué , , . Ajoutez ce permalien à vos favoris.

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s