Visite à BANQ (Montréal et Québec)

L’après-midi du 21 février, visite au centre régional de Montréal de Bibliothèque et archives nationales du Québec (BANQ), où suis reçu par Carol Couture, directeur général des archives, et François David, qui me font visiter le magnifique bâtiment de l’avenue Viger. C’est l’ancienne Ecole HEC de Montréal, qui a été rénovée en 1998 et complétée par des dépôts modernes, avec une intégration parfaitement réussie.

Après la visite, discussion avec Carol et Suzanne Provost à propos de l’archivage numérique à la BANQ. Mme Provost étant au centre de Québec nous nous essayons à la vidéoconférence, mais, effet démo oblige, nous devons nous rabattre sur une conférence téléphonique. On me confirme alors la faiblesse de l’action au niveau numérique avec quelques nuances. Suite à la fusion de la bibliothèque et des archives nationales, les archives ont pu accéder à son service informatique bien plus facilement qu’auparavant. Il y a eu un gros effort de numérisation de certains fonds (effort qui continue avec une gestion des priorités annuelles) et d’amélioration des interfaces de recherche (voir le Pistard, http://pistard.banq.qc.ca/unite_chercheurs/recherche_simple). Une autre réalisation intéressante est le logiciel GALA pour la gestion des calendriers de conservation. Le peu que l’on m’en dit me décide à réorganiser la fin de mon voyage et de passer à Québec le jeudi suivant pour assister à une démonstration.

Ce jeudi donc, après un passage à l’Université Laval (voir un des prochains billet), je retrouve Mme Provost en chair et un os, en compagnie de sa collaboratrice Sophie Coté, qui pris la responsabilité de cette application dans sa phase finale de développement. L’application GALA pour Gestion de l’application de la loi sur les archives, permet aux correspondants de BANQ dans les organisations (ministères et autres organismes soumis à la loi sur les archives québécoise) de proposer des calendriers de conservation ou des modifications, sur un formulaire électronique (qui correspond au bordereau papier exploité antérieurement). Par la suite, le processus de validation est entièrement dématérialisé jusqu’à l’approbation finale par la direction. En l’état le processus s’arrête là et la notification au service demandeur se fait par courrier, mais il est prévu que le processus soit entièrement dématérialisé jusqu’au bout. Par rapport à la base de données de gestion des calendriers développée pour les HUG (voir ma présentation ici: https://regarddejanus.files.wordpress.com/2010/10/une-bd-pour-generer-des-cc.pdf) je vois trois avantages à ce produit :

1)    C’est le service producteur (en l’occurrence l’archiviste du service producteur) qui initialise la demande, évitant la visite de l’archiviste pour compléter un formulaire.

2)    Il y a tout un volet de validation qui est développé avec des critères d’acceptabilité, ce qui facilite le travail d’analyse des archivistes et documente les difficultés et éventuelles demandes de renseignement complémentaire.

3)    Il y a toute une série de rapports, qui permettent de documenter le travail d’analyse, soit sous forme de listes, soit sous formes de statistiques.

Ce produit va être mis en production à la BANQ incessamment et je pense que j’y reviendrai.

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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