Archivistique et informatique en nuage Archiving and Cloud Computing Premier épisode – Recommandations de Nouvelle-Galles du Sud (Australie)

Un récent billet sur le blog de Jean-Michel Salaün dans le cadre de son cours sur l’économie du document donné à l’EBSI (http://blogues.ebsi.umontreal.ca/jms/index.php/post/2011/04/26/Introduction-au-cours-sur-l-%C3%A9conomie-du-document) et rédigé par Sylvie Serrano (http://blogues.ebsi.umontreal.ca/jms/index.php/post/2011/06/14/Le-Cloud-computing%2C-un-d%C3%A9fi-pour-l-archivistique) m’a remis sur la piste de la question déjà posée antérieurement par JMS (http://blogues.ebsi.umontreal.ca/jms/index.php/post/2008/05/19/484-archivistique-et-cloud-computing) à propos de l’incidence de l’informatique dans les nuages (cloud computing) sur l’archivage.

Une rapide recherche dans mes sources m’a indiqué que plusieurs services d’archives (comme d’habitude tous anglo-saxons) ont commencé à traiter de cette question et il m’apparait intéressant de faire le point des recommandations proposées. J’examinerai donc successivement les publications de :

Ce premier billet porte sur les textes produit par l’état australien de Nouvelle-Galles du Sud (NSW-New South Wales) (http://fr.wikipedia.org/wiki/Nouvelle-Galles_du_Sud).

Le Records Service de NSW possède un centre d’expertise dénommé Future Proof (http://futureproof.records.nsw.gov.au/) qui émet des recommandations et des guides à l’intention de l’administration de l’Etat en ce qui concerne les problèmes posés dans la cadre de la gestion des documents numériques. Il a récemment mis en ligne un document sur l’archivage et l’informatique en nuage, qui fait référence à d’autres textes règlementaires, soit :

Le premier texte est une brève note d’information qui rappelle la note sur la gestion des risques et le texte de l’autorisation générale (GA 35 : http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/rules/general-retention-and-disposal-authorities/general-authority-for-transferring-records-out-of-nsw-for-storage-with-or-maintenance-by-service-providers-based-outside-of-the-state-ga-35/general-authority-for-transferring-records-out-of) permettant de stocker les documents de l’état en dehors de celui-ci sous certaines conditions (traduction: NSW-GA35_2009_FR). Elle renvoie également à certaines directives australiennes concernant le sujet.

La partie la plus intéressante de ce document est un bref résumé des problèmes les plus souvent rencontrés à ce sujet, soit :

  • La compatibilité (ou surtout son absence) des formats de documents utilisés par les agences gouvernementales et ceux utilisés par les prestataires de service.
  • La problématique de la conservation à long terme dans le nuage
  • Les difficultés qu’ont les prestataires de service à assumer les actions relatives à l’élimination certifiée des documents arrivés à échéance selon les calendriers de conservation.

Le contenu du RIB 54 sur le stockage des documents en dehors de l’Etat développe la mise en œuvre de la General Authority 35 (GA-35) qui est une autorisation générale autorisant le stockage de document de l’état en dehors de celui-ci sous certaines conditions. La lecture du tableau exposant ce qui est autorisé selon le type et la nature des documents peut se résumer comme suit :

  • Le stockage de documents à l’extérieur est autorisé pour les documents qui ne seront pas destiné aux archives de l’état ou pour les documents de moins de 25 ans qui sont clairement inscrits dans un calendrier de conservation en vigueur
  • Tous les autres documents ne peuvent être transférés à l’extérieur

Même dans le premier cas, les conditions contractuelles détaillées dans la recommandation rendent assez compliquée sa mise en œuvre.

La suite du document rentre plus dans le détail en expliquant comment :

  1. Evaluer et gérer les risques
  2. Respecter les exigences de la loi et les normes du State Records
  3. Inclure des clauses contractuelles pertinentes
  4. Effectuer la surveillance des prestataires

Ces derniers points sont repris dans une check-list finale qui résume quelles sont les questions qu’un service doit se poser à propos du prestataire de service et de ses documents pour décider si ces derniers sont stockables à l’extérieur de l’Etat.

Enfin le document donne une brève bibliographie à propos des questions légales que soulève l’informatique dans les nuages.

Le dernier document « Gérer le risque de tenue de dossiers dans le nuage » reprend la check-list du document précédent en la reformulant de manière plus détaillée mais sans les commentaires et les développements explicatifs.

L’analyse de ces documents montre en fait que les archivistes de Nouvelle-Galles du Sud n’ont pas élaboré une réflexion très poussée sur la nature de l’informatique en nuage et son incidence sur l’archivage mais l’ont plutôt considéré comme un cas particulier d’outsourcing, qui avait déjà fait l’objet d’une réflexion antérieure (la GA-35). La check-list proposée et la jeunesse du marché de l’informatique en nuage, avec les incertitudes sur la pérennité des prestataires que cela implique, laisse supposer que peu de documents puissent être effectivement stockés dans le nuage (on le verra dans les exemples américains).

 

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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Un commentaire pour Archivistique et informatique en nuage Archiving and Cloud Computing Premier épisode – Recommandations de Nouvelle-Galles du Sud (Australie)

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