Conserver les courriels : la nature du problème

En juillet dernier a eu lieu à Londres une réunion organisée par la DPC (Digital Preservation Coalition) à propos de la conservation des courriels sous le titre « Conservation du courriel : Directions et perspectives » [“Email Preservation: Directions and Perspectives.“]. Chris Prom, qui y participait, en a servi plusieurs reflets tout à fait intéressant, que je me propose de commenter ici.

Le premier billet de Chris porte sur son introduction au séminaire, sous le titre « Conserver les courriels : la nature du problème ». Sa présentation originale est ici, son billet , et la traduction Conserver_les_courriels_La_nature_du_probleme.

Il a tout d’abord identifié les quatre problèmes qui, à son point de vue, rendait la conservation des courriels difficile, soit :

  1. Le côté multiple et multifonctionnel de la messagerie
  2. Les difficultés techniques de la capture des courriels
  3. Le contexte juridique (US et UK) qui incitent les organisations à supprimer les courriels plutôt qu’à les conserver
  4. La pression à supprimer la masse exponentielle des courriels et la difficulté de sélectionner les messages ayant valeur de « record »

Il conclu cette liste avec une conséquence majeure qui est que la responsabilité de la conservation incombe le plus souvent à l’utilisateur, qui se trouve abandonné à lui-même, même si les institutions ont mis en place des politiques, pour la plupart irréalisables à mettre en pratique.

Il présente ensuite trois approches techniques qui sont actuellement utilisées pour conserver les courriels ; elles pourraient être résumées comme «balayer les miettes», «tag ça et met le dans le sac», et la «capture carbone». Après avoir développé ces trois approches (j’y reviens plus bas dans mes commentaires) il conclu par trois problèmes que la communauté archivistique devrait résoudre à ce sujet :

  1. la construction d’une recherche centrée sur l’utilisateur et d’un programme de développement pour la conservation électronique ;
  2. la construction d’outil open source de capture, de stockage, de conservation et d’accès qui cadre bien avec les besoins, les désirs, et les comportements des utilisateurs;
  3. et en élaborant le cas pour des bailleurs de fonds et donateurs potentiels compte tenu de l’importance du financement de ce programme de recherche et développement.

Je reprends ci-dessous les assertions de Chris pour en discuter.

Les quatre problèmes

Je suis d’accord avec Chris quand il identifie la messagerie comme une application multiforme qui pose problème par ce fait même. Je pense que sur ce point là comme sur les autres, il n’a pas assez développé la question. Si la messagerie est utilisée pour des fonctionnalités qui ne lui conviennent pas, il faut s’interroger sur les causes de cet état de fait. Une des premières que j’identifie est que la messagerie a la plupart du temps été introduite « en douce » dans les organisations. Elle a donc pendant un bon moment existé parallèlement aux voies de communication « officielles » si bien que les instances responsables (et parmi elles les records managers) n’ont pris conscience de son existence et des modifications de comportement qu’elle impliquait qu’au moment ou les utilisateurs avaient déjà largement pris de mauvaises habitudes.

Chris pointe l’apparition de nouvelles voies de communication qui pourraient se substituer plus adéquatement à certains mauvais usages de la messagerie, le problème est que ces nouveautés s’introduisent exactement de la même manière « anarchique » dans les organisations ce qui ne laisse pas augurer des solutions raisonnables. La conséquence est que pour chaque « mauvais usage » de la messagerie, les organisations devraient pouvoir proposer à leurs collaborateurs une alternative pratique et adéquate. Malheureusement, les organisations considèrent la messagerie comme un outil qui n’appartient pas à leur cœur de métier et ne consacrent pas d’énergie à résoudre ce problème qui est organisationnel plutôt que technique (Chris fourni un remarquable contre-exemple dans son billet sur l’archivage des courriels du SPHSU, traduction française: Coservation_courriel_MPC-SPHSU)

Le deuxième problème cité par Chris concerne les difficultés techniques, qu’il minimise si tant est que les courriels soient capturés au moment de leur émission. En fait il va dans le même sens que mes remarques ci-dessus : le problème n’est pas technique mais organisationnel !

Le troisième problème est relatif à la situation des pays anglo-saxons dont les réglementations sur l’electronic discovery (http://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_Discovery) ont induit une paranoïa quant à la conservation des données ou des documents qui pourraient se retourner contre leur producteur. En Europe continentale cette paranoïa n’est pas aussi prononcée mais les risques de fuites de données qui pourraient être utilisées de manière malveillante n’est pas absente de la tête des responsables de sécurité.

Le quatrième problème, à mon sens le plus commun, et celui du volume exponentiel de la messagerie et de la difficulté d’y retrouver des « records » (ou pour être plus francophone des documents engageants[1], comme les défini Marie-Anne Chabin dans son Glossaire). La réponse des informaticiens ou des postmasters à ce problème est en général la mise en place de quotas de volume. Si cela résout le problème du volume, cela ne résout pas le problème des records pour les utilisateurs et leur ajoute un stress supplémentaire. Comme le souligne Chris, il faut des solutions simples et adaptées aux besoins des utilisateurs. Il ne développe pas cet aspect car les autres présentations du séminaire répondent partiellement à cette question. Il apparaît trop tard à mes yeux pour revenir en arrière en ce qui concerne les mauvais usages de la messagerie mais on pourrait se penchez dès à présent sur les usages des outils collaboratifs (je pense principalement aux wikis) qui, s’ils représentaient un usage plus performant que la messagerie, se substitueront « naturellement » aux abus de messagerie.

Les trois approches archivistiques

Face à cette situation Chris décrit trois approches possibles pour traiter la question de la conservation.

Balayer les miettes

« Cela signifie récolter les courriels trouvés sur les ordinateurs des utilisateurs à la fin de leur vie. » Chris évoque des outils pour cela mais c’est à mes yeux une non-solution et un aveu d’impuissance de la part des records managers et des archivistes. Dans les réponses aux commentaires à son billet, Chris explique, et je suis d’accord avec lui, que de tout temps les archivistes ont du « faire avec » et être conscients que les documents archivés ne sont pas forcément complets.

Tag ça et met-le dans le sac

« Se réfère à l’approche de la classification des messages dans un Système de gestion électronique des documents (ERMS) et de leur sauvegarde en dehors du système de messagerie. » C’est une approche de records management classique mais tant Chris que d’autres pointent le fait que cette solution se révèle la plupart du temps inapplicable en pratique. Je discuterai plus à fond cette difficulté dans un billet ultérieur concernant la communication de Steve Bailey à ce séminaire.

Capture carbone

« C’est tenter de capturer un dossier complet de chaque email envoyé ou reçu au moment de la transmission et de l’enregistrer sur un dépôt d’archives externes, peut-être en utilisant un logiciel d’archivage d’email. » C’est l’option la plus ambitieuse et elle paraît présomptueuse compte tenu des volumes mis en exergue auparavant. Cependant elle semble adéquate dans certains cas, si tant est que l’organisation concernée considère la messagerie comme SA plateforme de communication exclusive (voir SPHSU). Dans ce cas, la responsabilité de la conservation ne repose plus sur les épaules des utilisateurs mais sur l’application d’archivage automatique des courriels. Il reste cependant une question à éclaircir, qui est celle du traitement des courriels privés, quand ceux-ci sont autorisés dans la messagerie institutionnelle.

Problèmes à résoudre

Chris conclu en disant : « Il me semble que la communauté est confrontée à trois problèmes essentiels :

  1. la construction d’une recherche et développement centrée sur l’utilisateur pour la conservation électronique ;
  2. la construction d’outil open source de capture, de stockage, de conservation et d’accès qui cadre bien avec les besoins, les désirs, et les comportements des utilisateurs ;
  3. et en élaborant les cas pour des bailleurs de fonds et donateurs potentiels compte tenu de l’importance du financement de ce programme de recherche et développement. »

Mais il ne développe pas ces questions (cela a probablement fait débat au sein du séminaire mais je n’en ai pas connaissance à ce jour).

Je partage on point de vue sur la question un dans la mesure où nous nous sommes très peu penché sur la gestion quotidienne de la messagerie du côté des utilisateurs (un simple exemple : mon institution utilise MS-Outlook comme logiciel de messagerie. Des fonctions d’archivage sont offertes mais elles sont tellement complexes à paramétrer que même un record manager expérimenté comme moi y perd son latin).

Pour le deuxième point je suis aussi d’accord avec lui mais j’ai quelques doutes quant à la mobilisation de la communauté archivistique pour ces questions. Les autres communications du séminaire présentent quelques tentatives en ce sens, il est malheureux de constater que les francophones sont assez peu présents sur ces questions.

La dernière remarque est de pur bon sens.

Pour résumer mon sentiment. Je crois que le diagnostic de Chris et les approches décrites reflètent bien la réalité d’aujourd’hui. Je reste beaucoup plus perplexe quant aux méthodes pour y pallier dans la mesure où nos cultures informationnelles (et les compétences professionnelles qui les soutiennent) dans nos différentes institutions sont extrêmement variables. L’option open source me semble incontournable, spécialement pour la pérennité à long terme d’applications d’archivage, et il me semble que cela fait consensus.


[1] Un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme, qui contient une décision ou une information entraînant ou susceptible d’entraîner une incidence financière ou la responsabilité morale de son détenteur. Un document engageant doit être authentique, fiable et intègre.

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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