Pourquoi conserver les courriels est plus difficile qu’il ne semble

Le deuxième billet de Chris Prom relatif au séminaire du DPC sur le courriel, concerne la communication de Steven Howard, qui est actuellement responsable de la gestion de l’information pour le Tribunal spécial pour le Liban, aux Pays-Bas. La présentation de M. Howard est , le billet de Chris Prom ici, et sa traduction là: Pourquoi_conserver_le_courriel_est_plus_difficile_quon_pense

La présentation reflète principalement les constations que M. Howard a fait dans le cadre de sa thèse sur la gestion de la messagerie dans une administration régionale anglaise (2005). On peut résumer l’anarchie régnante par une diapositive illustrant l’infiltration pernicieuse de la messagerie dans (toutes ?) les organisations.

Comme Chris dans son introduction, M. Howard estime que nous ne tenons pas assez compte des besoins des utilisateurs dans ce domaine en disant par exemple : « Étant donné que ces pratiques [des usagers] ont généralement lieu en dehors des politiques, nous devons élaborer des politiques qui utilisent les pratiques à notre avantage, sans mettre en place des exigences impossibles à satisfaire. »

Il tente ensuite de suggérer des pratiques à mettre en œuvre, qui s’apparentent peu ou prou à ce que Chris appelle l’approche « tag ça et met-le dans le sac ». Pour simplifier (voir le billet de Chris pour le détail) ces trois propositions sont :

  1. La mise en place d’une « registration » au niveau d’une boite de messagerie de service
  2. La sauvegarde des messages au format .msg dans une arborescence bureautique suivant un plan de classement
  3. La sauvegarde des messages au format pdf, avec des pertes de métadonnées

Aucune n’est satisfaisante et elles demandent un effort considéré comme trop grand par les utilisateurs.

Finalement, M. Howard conclu, en suivant en cela des articles récents, qu’une des moins mauvaises solutions consiste à mettre en place des applications de capture des courriels dès leur émission/réception.

Au-delà du constat déprimant posé par M. Howard, ma position actuelle est qu’à défaut de mettre en place une capture systématique, qui à mon point de vue ne peut se faire que pour des relativement petites structures (moins de 100-200 collaborateurs), une sauvegarde dans les arborescences bureautiques au format pdf me semble un pis-aller vivable. En effet cette sauvegarde peut se faire simplement pour l’usager. Par contre elle nécessite que les services mettent en place un cadre de classement dans leurs arborescences bureautiques, ce qui paraît être faisable dans une politique de records management classique. Mon constat est que les usagers sont conscients que leurs dossiers sont mal structurés et sont en général demandeurs, car le « merdier » est constamment sous leur nez, ce qui est beaucoup moins évident qu’avec les plans de classement des documents analogiques antérieurs.

Le commentaire de James Lappin

Chris n’a pas été le seul à commenter la contribution de M. Howard. James Lappin, dont le blog Thinking records fait référence sur les questions du records management électronique, a également produit un billet à ce sujet qui complète celui de Chris, suite à une discussion lors du séminaire. L’original est ici et la traduction là: Conserver_les_courriels-Perspectives_RM.

Il synthétise de manière très claire la vision de Howard comme suit :

Lors de la pause de l’après-midi, Stephen Howard m’a donné son avis sur les trois différentes approches que les records managers pourraient adopter pour gérer le courriel.

  • l’approche message par message – où les utilisateurs sont encouragés à déplacer les courriels significatifs hors de leur client de messagerie et de les joindre avec d’autres documents provenant de la même activité (c’est l’approche traditionnelle du records management).
  • l’approche compte de messagerie par de compte de messagerie – où certains individus au sein de l’organisation sont sélectionnés comme ayant un rôle particulièrement important, et la totalité de leur compte de messagerie est préservée.
  • l’approche système de messagerie global – lorsque l’organisme traite l’ensemble de son système de courrier électronique comme une agrégation et applique une règle de tri et de conservation à l’ensemble du système.

Il continue son billet en pointant la difficulté d’un archivage complet de la messagerie, principalement à cause du fait que la messagerie institutionnelle est entrelacée de messages personnel qu’il est très difficile de gérer séparément pour répondre aux exigences de la protection des données personnelles.

Enfin, il s’interroge sur l’impact de MoReq 2010 sur le marché des outils d’archivage des courriels. Il discerne une tendance de la part des fournisseurs de logiciels pour mettre à disposition des outils d’archivage maîtrisant la totalité des fichiers numériques, bureautique et messagerie comprise.

Ces deux contributions mettent en évidence que la gestion des courriels n’est pas une chose simple. Cependant, les pistes annoncées semblent permettre l’élaboration d’une réflexion fructueuse. Les remarques de James Lappin mettent cependant en évidence que les décideurs en la matière ne sont pour l’instant pas les archivistes mais les fournisseurs de progiciels.

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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