Gestion du courriel – Les bonnes pratiques de la Bodleian Library

Je continue cette série que j’ai du délaisser un peu suite à une surcharge d’activité ces dernières semaines.

Le troisième billet de Chris à propos du DPC Preserving Email Seminar, portait sur la présentation de Susan Thomas de la Bodleian Library. Celle-ci parlait des études de cas sur des workflows d’acquisition et de conservation qui sont utilisés par les bibliothèques de la Bodleian. La présentation originale est ici, le billet original de Chris , et la traduction ici : Reception_gestion_courriels-Bodleian

Le contexte de la Bodleian est la récupération de la messagerie en rapport avec d’autres fonds plus traditionnel qu’ils archivent. Cela s’apparente donc à la démarche « ramasser les miettes » décrite dans le premier billet de Chris et ressort de l’archéologie informatique dans la mesure où ces fonds sont « anciens » en terme informatique. S. Thomas a présentés plusieurs exemples qui ont heureusement pu tous être résolus. Les techniques utilisées sont celles classiquement définies en archivistiques, elles portent simplement sur des contextes technologique plutôt qu’administratifs. La particularité de ces cas résidant dans le fait qu’il s’agissait de fonds « morts » ou « clos ».

La Bodleian a pris la bonne habitue de documenter ses expériences avec les documents numériques dans un blog nommé futureArch (= traditionnal archives + digital archives @ the Bod) qui est une mine de renseignements pratiques.

Le parti pris technologique de la Bodleian et de migrer toutes les messageries qu’elle prend en charge dans un format standardisé unique l’EML, un format d’archivage de Microsoft, qui permet potentiellement la migration dans les formats PDF, HTML, EXCEL, TXT, TIFF, JPEG.

S. Thomas apporte quatre conclusions tirées de l’expérience de la Bodleian :

  1. Il ya de nombreuses variables dont il faut tenir compte lors de la capture de courriels. Chaque cas besoin d’outils différents.
  2. Nous avons besoin d’outils de caractérisation. Par exemple, il serait hautement souhaitable de compléter par une vérification, même si c’est aussi simple que de compter le nombre d’emails et pièces jointes, avant et après la conversion.
  3. Les chercheurs ont besoin d’outils de visualisation et d’interfaces compatibles avec les clients pour utiliser la messagerie électronique, mais en termes pratiques, les fichiers au format EML peuvent être importés vers la plupart des clients actuels.
  4. Enfin (et peut-être surtout), le succès des projets de conservation de courriels est construit sur des relations de confiance et de compétence professionnelle. Les gens sont naturellement inquiets lors de don d’informations semi-structurées comme les courriels. Les conservateurs doivent prendre ces préoccupations au sérieux et fournir des mécanismes efficaces pour y remédier.

Les conclusions de la Bodleian sont un bon « état de l’art » dans les situations ou d’anciennes messageries sont versées à des dépôts d’archives. Les exemples cités montrent que l’on peut adopter une méthodologie normalisée mais que par contre chaque cas nécessite des outils spécifiques. Jusqu’à présent la Bodleian les a trouvés mais cela pourrait ne pas toujours être le cas. Cette manière de gérer le problème me semble adapté pour des « vieilles » messagerie devenu inactives, mais m’apparaissent hors de propos pour des messagerie « actives ».

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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