Pourquoi un lien entre MoReq2010 et le modèle OAIS profiterait à la fois aux records managers et aux archivistes

James Lappin, suit depuis de nombreuse années les développements de la norme MoReq à travers ses nombreuses participations au DLM-Forum et des billets pertinents sur sont blog Thinking Records (http://thinkingrecords.co.uk/). Un de ses derniers billet parle du bénéfice que les professions documentaires (records managers et archivistes) pourraient tirer d’une meilleure coordination entre les normes MoReq et OAIS. Son billet original est ici http://thinkingrecords.co.uk/2012/07/13/why-a-link-between-moreq2010-and-the-oais-model-would-benefit-both-records-managers-and-archivists/), la traduction française là: Pourquoi_un_lien_entre_MoReq2010_et_OAIS_Lappin_2012.

Il introduit son billet par un petit historique qu’il fait remonter à 20 ans avec les travaux de Franck Upward (http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/upward.html) à propos du cycle de vie, qui entérinait à l’époque la séparation entre les records managers et les archivistes, alors même que Upward parlait en fait de Records keepers, ce qui englobait les deux professions. Cette distinction est rendue obsolète par la révolution numérique, bien que certains résistent encore à cette idée. Lappin le résume en disant : « Un des grands impacts de la révolution numérique, et du changement de paradigme du modèle du cycle de vie, a été le déplacement de l’attention loin de la forme et du contenu des documents eux-mêmes, vers la configuration des systèmes de documents. » Il constate cependant que le développement en parallèle des normes MoReq et OAIS consacre encore cette séparation. Constat qu’il tire de ces nombreuses participations aux DLM-Forum où les records managers parlent de MoReq alors que les archivistes parlent d’OAIS. Il détaille ensuite les causes historiques de ces différences. Il résume l’absence de convergence par une citation de Jon Garde dans une réunion du DLM en mai 2012 : « la plupart des documents ne quittent jamais leur système d’origine ». Ce commentaire résonne comme un testament désabusé à propos des succès des initiatives prises par les deux côtés de notre profession jusque-là.

James ne reste néanmoins pas sur ce constat d’échec et présente deux exemples de réalisation avec chacune des méthodes. D’une part l’utilisation d’OAIS par les Archives nationales du Danemark, et d’autre part le système de records management de la Commission européenne. Malgré le succès de ces deux opérations, James pointe le fait qu’elles sont difficilement reproductibles, et identifie un facteur clé qui pourrait faire avancer la chose, à savoir un jeu de métadonnées normalisées qui permettrait potentiellement à toutes les applications de se transférer de manière appropriée les documents électroniques avec un module d’export standardisé.

* * *

Réduire la question à la seule opposition MoReq-OAIS ne permet pas à mes yeux de répondre à la question de manière satisfaisante. Je m’en explique sur la base du tableau ci-dessous.

Domaine
métier

Domaine
RM

Domaine
Archives

Normes génériques

Gouvernance
d’entreprise

ISO 15’498

OAIS

Normes techniques

Applications
métiers

MoReq

???

En effet bien que reposant sur les mêmes prémisses (à savoir : la maîtrise à moyen et long terme des documents numériques repose sur des métadonnées bien constituées et bien gérées) MoReq et OAIS ne sont pas des normes de même niveau. Le pendant RM de OAIS est la norme ISO 15489, et les deux sont des normes génériques qui n’entrent pas dans les détails techniques des applications et de leurs interfaces. Il n’y a pas d’équivalent technique au niveau de la gestion d’un SAE (système d’archivage électronique), comme le souligne James dans son billet par rapport aux reproches fait à OAIS de ne pas imposer des fonctionnalités techniques détaillées. A ma connaissance, IcaReq ne répond pas non plus à cette demande.

D’un autre côté, il me semble qu’aujourd’hui le problème réside dans l’interface de Moreq avec les applications métiers. Les dernières versions de MoReq tendent à répondre à cette problématique en déclinant la norme par domaines d’activité. Cela devrait répondre aux problèmes d’interface en amont et par conséquence, il s’agirait de développer la même chose en aval avec la constitution d’une interface technique (et non pas générique comme OAIS) entre MoReq et les SAE. Je partage l’avis de James qu’il faut que la que la communauté archivistique s’investisse sur ce point précis. Je ne suis pas sûr que la préconisation de James sur le format d’export soit suffisante car établir un consensus sur des métadonnées standards à ce niveau me semble un peu plus complexe que cela n’en à l’air (je suis actuellement en pleine négociation pour choisir les bonnes métadonnées pour le versement électronique de nos documents médicaux à notre service d’archives).Cela devrait prendre la forme d’un volet technique de MoReq pour l’archivage définitif est représenterait également une spécification du module versement/ingest du modèle OAIS que James identifie avec le format d’export de MoReq2010.

Plusieurs services d’archives construisent aujourd’hui des modules de transfert vers un système de type OAIS. Ces tentatives devraient être publicisées le plus largement possible pour permettre de construire des « best practices », qui pourront peut-être aboutir à des normes de métadonnées communes et répondre aux vœux de James.

Alors… Au travail !

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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3 commentaires pour Pourquoi un lien entre MoReq2010 et le modèle OAIS profiterait à la fois aux records managers et aux archivistes

  1. Françoise Banat-Berger (service interministériel des archives de France) dit :

    Bonjour

    Il me semble que les archives de France tentent de répondre à une partie de cette question en développant (depuis 2006) le standard d’échanges de données pour l’archivage (SEDA).
    Celui ci pose un cadre normatif pour les différents échanges d’informations entre les services d’archives et leurs partenaires : entités productrices des archives, entités gestionnaires, entités de contrôle des processus, et enfin entités qui utilisent ces archives. Les échanges entre plusieurs services d’archives (services publics d’archives, prestataires d’archivage, archivage intermédiaire, archivage définitif) sont également concernés. Les situations couvertes sont la demande de transfert et le transfert, la communication, l’élimination, l’avis de modification ou la restitution de documents ou données électroniques entre service versant, service d’archives et tierces entités. Sont définis le format, la structure et le contenu informationnel échangés. Le SEDA a évolué en profondeur à partir des différentes implémentations déjà effectuées et va aboutir dans les prochains jours à la sortie de la version 1.0. Il va également faire l’objet d’une normalisation nationale au sein de l’Afnor, qui sera peut être le prémice d’une normalisation internationale. Toutes les ressources du SEDA (schémas, outils, feuille de style, gouvernance) sont disponibles à l’adresse suivante : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/seda/

    • « Plusieurs services d’archives construisent aujourd’hui des modules de transfert vers un système de type OAIS » Nous voyons avec Françoise banat-Berger que le SEDA est un (excellent!) exemple. Pourriez-vous citer d’autres exemples similaires dans d’autres pays?

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