Elargir l’accès aux documents historiques – la numérisation des documents d’archives du CERN

Sous le titre original de « Widening access to historical documents – digitization of CERN’s archival records », Anita Hollier, responsable des archives du CERN (http://library.web.cern.ch/library/Archives/Welcome.html), a commencé par un court historique des activités du CERN et de ces archives (1 Km linéaire).

Le questionnement initial des archives pour la numérisation a été :
–       Comment donner un meilleur service aux utilisateurs
–       Avec des attentes croissantes, et des ressources insuffisantes
–       La numérisation – quoi, pourquoi et comment

La politique mise en place à constitué à :

  • Sélectionner et obtenir des documents d’intérêt historique à long terme.
  •  Conserver les documents de manière sécuritaire (préserver leur intégrité à long terme)
  • Rendre les documents accessibles pour la recherche

Vu les volumes en cause il a fallu diviser le travail en différents projets, avec des objectifs différents (et des type de traitement adaptés à ces différence. Le tableau ci-dessous résume les différents projets menés à ce jour.

Séries Objectif Questions particulières Approche Motivation principale
Rapports du département de physique théorique 2’500 documents numérisés (sur un total de 12’000) Série historique
Chasse aux versions électroniques et aux items manquants
ROC en interne
BD de la bibliothèque
Accès large
Open Access)
Document du Conseil du CERN 21’000 documents numérisés (anglais & français) Documents clés
Restriction d’accès
Financement extraordinaire
ROC largement externalisée
BD de la bibliothèque
Accès large (volonté d’ouverture du Conseil)
Archives Wolfgang Pauli 3’600 documents et 200 photos numérisées Formats variés
Fragilité
Droit d’auteur
Large intérêt
Interne te externe
pas de ROC
BD aux Archives
Conservation
Accès large (populaire)
Collaboration avec l’ETH

A titre d’exemple on peut détailler le workflow mis en place pour traiter les documents du Conseil du CERN, soit :

  •  Identifier les documents relatifs à chaque réunion
  •  Numériser et OCériser (en interne puis en externe)
  •  Editer les catalogues exister et les compléter (version anglaise et française)
  •  Etablir un système de droit d’accès
  • Développer un contrôle de qualité

Les documents publiquement accessibles sont disponibles ici : http://library.web.cern.ch/library/Archives/Welcome.html

Egalement de nombreuses questions en fin de session.
Comment s’est passé l’externalisation ?
Elle s’est assez bien passée malgré nos doutes initiaux. Il faut être très précis quant aux exigences de la méthode de travail. Il y avait des points de vérification par sondage et il a eu peu de problème.

Qu’est-ce qui a guidé les sélections des documents dans le projet Pauli ?
Le fonds n’a pas entièrement été traité, parfois pour des questions de droits.

Conservation de document de grandes valeurs ?
Quelle mise en place concernant là conservation à long terme des documents numérique ?
Les serveurs du CERN sont relativement solides à moyens terme, mais l’archivage numérique à long terme reste encore problématique.

Quels types de formats sont souhaitables ?
Pour le CERN c’est pdf/a.

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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