Faire la lumière sur les «collections cachées»: prendre la décision de numériser

Ce vendredi j’ai assisté au Digitization Day 2012 à l’Union Internationale des Télécommunication (UIT) à Genève
Programme ici: http://www.itu.int/en/history/digitizationday/Pages/conference-programme.aspx
Résumé des présentations là: http://www.itu.int/en/history/digitizationday/Pages/session-descriptions.aspx).

C’est la première fois que la dynamique équipe du service bibliothèque et archives de l’UIT organise une telle journée et cette première tentative a été rondement menée. Je vais donc fournir un billet pour chaque communication puis me livrer à un exercice de synthèse en fin de parcours.

Sous le titre « Shedding light on « hidden collections: making the decision to digitize »,  Brie Grey-Noble, du Service Bibliothèque et Archives de l’Union internationale des télécommunications (http://www.itu.int/library/index-fr.html), a ouvert les feux de cette manifestation en développant l’histoire de la numérisation l’UIT entre 2005 et 2012. Sa présentation avait également un goût d’introduction au reste de la journée. En effet, la stratégie qu’elle propose, à travers les expériences des archives de l’UIT peut être utilisée comme un programme générique pour les projets de numérisation patrimoniaux. Tout d’abord elle a listé les méfaits qui s’attachent au manque d’accès aux collections : elles sont sous-évaluées, peu traitées, inaccessibles, inconnues, négligées et potentiellement oubliées. Or les documents racontent une histoire.

Pour rendre ces documents accessibles il est bon de se poser les questions suivantes :

  • Passer en revue les documents couramment demandés
  • Identifier et évaluer les documents sources = réviser leur pertinence, cataloguer toutes les publications de l’organisation

L’étape suivante comprend :

  • La création d’un catalogue robuste avec les informations bibliographiques et en connexion avec les événements clés de l’organisation. (contexte)
  • Présenter les documents de telle manière qu’ils retracent leur développement et leur fonction (= indiquer l’impact des documents sur le travail de l’organisation).

Enfin, il s’agit de rendre ces documents accessibles :

  • Par la création d’un portail web (History of ITU Portal)
  • Ce qui accroît la visibilité des collections
  • Attire plus de visiteurs en ligne
  • Les collections disponibles ne sont plus réduites à celles disponibles en rayons.

Suite aux succès des premières opérations de numérisation, il s’est agit de passer d’une logique de projet à une logique de programme. Cette transition a consisté en :

  • L’évaluation des processus et l’identification des pistes d’amélioration
  • L’évaluation les ressources nécessaires pour avancer
  • La formalisation et l’optimisation des workflows

Les pistes et les objectifs issus de ce questionnement ont amené à :

  • Identifier les documents et matériaux qui fournissent une dimension humaine aux événements majeurs de l’histoire de l’UIT.
  • Développer une meilleure manière de stocker les données
  • Reconcevoir le site web
  • Implémenter de nouveaux outils de navigation (carte, time-line)
  • Augmenter les points d’accès aux documents

On peut voir le résultat ici : http://www.itu.int/en/history/Pages/default.aspx

A la fin de la session, de nombreuses questions ont été posées dont vous trouverez un florilège ci-dessous.

Combien cela coûte ?
Les chiffres ne sont pas calculés mais la charge de travail représente actuellement 2 ETP pour la préparation et 1 ETP pour la numérisation, soit environs 5 ETP pour toutes les activités. Tout le projet numérisation a été réalisé en interne.

Utilisation des statistiques
Quels indicateurs avez-vous sur la consultation des documents ?
Les statistiques portent sur les nombre de visite (nbr. de téléchargement)
Visites totales 274’000 (de 2010 à ce jour) pour le portail historique
La modification du site devrait permettre une augmentation des accès aux documents.

Conservation de document de grandes valeurs ?
Quelle mise en place concernant là conservation à long terme des documents numérique ?
Comme au CERN il existe une archive numérique assez bien sécurisée.

Quels types de formats sont souhaitables ?
Le format initial tiff n’est pas conservé, l’exemplaire principal conservé en pdf, l’exemplaire de travail en pdf océrisé. Les documents ayant fait l’objet de manipulation (découpage) avant la numérisation sont archivés

Quels processus sont-ils mis en place pour traiter le plurilinguisme ?
Il y a six langues officielles à l’UIT mais elles ont été introduites de manière progressive dans le temps. Seules les traductions officielles ont été numérisées. Seule les versions anglaises, espagnoles et françaises ont été océrisées, les autres langues ne l’ont pas été, faute de collaborateurs pouvant les traiter convenablement.

Les processus d’évaluation et de sélection : qu’en est-il des raisons de leur sous-utilisation ?
La base première a été l’analyse des demandes de documents papier.
Les « découvertes » de documents inédits ont été traitées puisque ces derniers étaient peu connus à l’origine.

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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