Apport de grilles d’analyse de la notion de genre aux études diplomatique et archivistique des documents numériques dans les organisations

NOTES DE LECTURE
Les genres de documents dans les organisations
Sous la direction de Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel
Presse universitaire du Québec, 2015

(chapitre 2, p. 29-48)

Dans ce chapitre, Sabine Mas complète les premières définitions apportées précédemment par Marie-Anne Chabin en présentant les différentes grilles d’analyse typologiques selon leur apparition chronologique.

Elle détaille donc la vision diplomatique, qui s’attache principalement au document, puis à l’analyse archivistique qui s’oriente plus sur les systèmes de documents, en s’appuyant sur les dix principaux éléments d’analyse des documents exposés par Gagnon-Arguin (1998 et 2001) et en soulignant le fait que cette grille a été élaborée dans un contexte papier. Enfin elle présente les différents systèmes de genres proposés par différents auteurs à partir des années 1980.

Les grilles d’analyse présentées sont celle de :

Yoshioka et Herman, qui identifient six dimensions à partir des propositions antérieures de Orlikowsky et Yates. Ces six dimensions répondent aux questions : Pourquoi ? – Quoi ? Par qui ?/Pour qui ? – Quand ? – Où ? –  Comment ? et seront développés dans les chapitre suivants.

Tyrväinen et Päivärinta qui proposent une grille de onze facettes avec un regroupement de ces facettes en quatre ensembles, basé sur le cycle de vie du document :

  • Production (But de la production – Enregistrement (consignation) des contenus – Durée de vie prévue – Structure produite)
  • Utilisation (But de l’utilisation – Période visée par les observations)
  • Traitement (Traitement pour la consultation – Changement aux documents)
  • Entreposage (Architecture du document – Critères pour définir les unités documentaires – Support)

Selon Mas, tous les auteurs récents cités reconnaissent que le passage au numérique engendre des modifications et des mises en cause des modèles proposés, sans toutefois entrer dans le détail de la nature de ces mises en cause et aux moyens d’y remédier.

Dans sa conclusion, elle indique que « la diplomatique et l’archivistique s’intéressent aux éléments universels et durables des documents et privilégient l’analyse des documents crées dans des contextes bureaucratique plus stables et structurés que les systèmes de gestion des documents numériques. » Elle estime cependant que « la notion de genre fournit des outils pour obtenir des informations de la part des acteurs dans le processus de création. […] D’où l’intérêt de compléter, à l’aide de grilles élaborées sous l’angle de la notion de genre, les grilles d’analyse des documents des organisations déjà bâtie dans un contexte archivistique. »

Bien qu’elle revienne plus en détail, en collaboration avec Dominique Maurel, sur la faisabilité d’utiliser la grille d’analyse du genre dans les chapitres suivants, je reste sur ma faim quant à sa conclusion. Premièrement, il n’y a plus lieu aujourd’hui d’opposer le contexte bureaucratique et les systèmes numériques. Ces derniers ont largement été adoptés par les administrations et les systèmes numériques sont les systèmes bureaucratiques, même si par ailleurs ils présentent des failles qu’il est concevable de combler par l’analyse des genres. Ce qui me mène à ma deuxième interrogation. Les grilles proposées, si elles ont un peu plus complètes que les grilles d’analyse archivistique, principalement en ce qui concerne le contexte de production des documents, ne me paraissent pas apporter un avantage significatif pour la gestion des documents à long terme. Elles ne semblent pas donner non plus d’avantage décisif pour traiter les nouveaux documents numériques, sous réserve des analyses portant sur les applications informatiques en tant que genre (web, messagerie, etc.), j’y reviendrai dans mes commentaires des chapitres traitant de la messagerie (Inge Alberts) ou du web (Aïda Chebbi). Dans ma pratique de constitution de calendrier de conservation, cela fait de longues années que j’intègre les questions proposées par Yoshioka et Herman dans le cadre de mes enquêtes dans les services producteurs, bien que je n’aie pas lu ces auteurs avant la publication de cet ouvrage.

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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