Genres de documents et coordination des activités dans les organisations

NOTES DE LECTURE
Les genres de documents dans les organisations
Sous la direction de Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel
Presse universitaire du Québec, 2015

(chapitre 4, p. 69-88 et chapitre 5, p. 89-106)

Dominique Maurel et Sabine Mas nous offrent un article décliné en une partie théorique et une partie pratique. Le premier chapitre examine les rôles des genres de documents sur les activités dans les organisations et la deuxième partie, à l’inverse, le rôle des activités sur les genres.

Le premier concept théorique examiné est le processus d’affaire. Les auteures concluent que celui-ci implique un lien étroit entre la culture informationnelle et le contexte organisationnel.

Elles s’attachent ensuite à définir le genre de documents, par opposition au type, puis leur lien avec les communautés de discours ou de pratique dans lesquels ils sont engendrés. Comme la majorité des chapitres de cet ouvrage elles reprennent la définition proposée par Yates et Orlikowksi : types de communications socialement reconnus et caractérisés par des conventions structurelles, linguistiques et substantives, invoquées en réponse à une situation récurrente. Elles le différencient des types. Cela revient donc à constituer un ensemble de règles et de conventions qui combinent des éléments de contenu, de forme et de contexte (c’est moi qui souligne).

Citant Gagnon-Arguin, Mas et Alberts, le type (en archivistique) se distingue du genre par sa visée principalement pragmatique et classificatoire, en faisant exclusion de la dimension sociocognitive attribuée au genre ainsi que son lien à une communauté de discours. Les auteures reconnaissent cependant que, compte tenu du flou définitoire du genre, la distinction n’est pas toujours évidente. Selon les théoriciens du genre, le genre ne peut s’abstraire de la communauté de discours ou de pratiques qui le constitue et l’utilise. Les théoriciens introduisent par conséquent les notions de « système de genre » ou de « répertoire de genre » et les liant aux communautés de discours. Cela permet de constituer des typologie de genre selon certaines dimensions comme celles proposées par Orlikowski et Yates (Intention ou fonction-Pourquoi?; Contenu-Quoi?; Participants-Par qui?/Pour qui?; Moment-Quand?; Lieu-Où?; Forme de l’échange-Comment?). Cette approche dimensionnelle semble être particulièrement adaptée au monde numérique.

Le fait que les genres soient pratiqués au niveau individuel, du service, ou de l’institution, implique une gestion documentaire « négociée ». Cette négociation est permanente et est loin d’avoir atteint un niveau normalisé sauf dans certaines zones d’activités bien précises. En conclusion, les auteures notent que cette négociation quasi constante implique « dans les efforts de gouvernance documentaires des gestionnaires de documents et des archivistes doivent s’inscrire dans un délicat équilibre entre la permanence des actions à poser et l’évolution des pratiques et des dispositifs ».

Le deuxièmes chapitre expose les applications pratiques des éléments théoriques exposés précédemment, à travers l’exemple du genre programme de cours analysé dans le détail.  Citation point 1 « Plus particulièrement …le genre « plan de cours ». »  Les chercheuses ont appliqué le modèle des six dimensions exposé dans la partie théorique en posant les questions suivantes :

  1. A quoi sert le plan de cours ?
  2. Quelle information le plan de cours contient-il ?
  3. Par qui le plan de cours est-il  créé et à l’intention de qui ?
  4. A quel moment le plan de cours est-il utilisé ?
  5. Où le plan de cours est-il utilisé, où est-il diffusé ?
  6. Sous quelle forme le plan de cours est-il créé ?

Les auteures détaillent chacune de ces dimensions en fonction des informations recueillies dans leur enquête.

Elles analysent ensuite les pratiques de travail des principaux intervenants dans le processus (enseignants, administrateurs).

La pratique professorale constatée dénote des pratiques très personnalisées et peu uniformes même quand des prescriptions départementales ou universitaires existent quant à leur contenu ou à leur structure. De même, la maîtrise des versions et leurs règles d’archivage semblent assez peu maîtrisées.

Le fait que les plans de cours puissent exister en deux modalités papier/numérique et en version publiée (officielle) et annotée (par le professeur en cours de trimestre) vient compliquer encore le processus.

En ce qui concerne les administrateurs, leurs activités principales consistent à collecter et à archiver les plans de cours. Ici aussi, la méconnaissance des règles de gestion documentaire institutionnelles engendre fatalement des discrépances par rapport aux objectifs poursuivis.

Les auteures exposent ensuite les dynamiques de coordination (point 4.) et en premier lieu la coordination induite par le genre sur les activités et les pratiques. Elles soulignent deux fonctions principales de coordination. La première est la valeur de planification et de coordination des activités du plan de cours tout au long d’une séquence trimestrielle, tant pour le professeur, les intervenants externes et les étudiants (ce que l’on peut appeler le « contrat pédagogique »). La deuxième est celle qui implique les administrateurs dans la fonction de collecte et d’archivage de ces témoins important de l’enseignement. Le genre plan de cours assume par ce biais la valeur de preuve pédagogique, administrative, ou financière.

Réciproquement les auteures examinent les effets de l’évolution des pratiques et des technologies sur le genre plan de cours. Dans ce cadre elles citent la pratique instaurée par un département universitaire pour fournir sur une plateforme un gabarit de plan de cours. Cela a eu pour effet de renforcer le consensus partagé sur le contenu idéal des plans de cours tout en facilitant leur gestion (professeurs, administrateurs) et en facilitant leur accès (étudiants).

A propos regarddejanus

Archiviste, Record-manager et enseignant
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