Théorie des genres et records management

NOTES DE LECTURE
Les genres de documents dans les organisations
Sous la direction de Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel
Presse universitaire du Québec, 2015

(chapitre 1, p. 7-27)

C’est Marie-Anne Chabin qui ouvre cet ouvrage avec un chapitre en deux parties qui permettent d’introduire la problématique. La première partie est consacrée à l’analyse du vocabulaire autour du genre, de la typologie, et des termes associés (type de document, famille de documents, titre ou nom des documents, etc.).

Son premier constat est que la notion de genre appliquée au document est relativement récente alors que les notions introduites par la diplomatique puis l’archivistique contemporaine sont plus anciennes. Elle met en évidence que la diplomatique s’attache principalement à la forme bien que celle-ci soit une conséquence des usages, tout en reconnaissant que le concept de forme reste flou ou trop large, et cela a pour conséquence, c’est moi qui souligne, une imprécision dommageable que le choc du numérique rend encore plus prégnant comme elle le souligne dans l’exemple suivant. « L’article 1316-1 du Code civil français introduit en 2000 pour la reconnaissance légale de l’écrit électronique, on note que le mot forme est en quelque sorte opposé à support sans que son sens soit précisé : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sous forme papier, sous réserve. » Pourquoi ne pas avoir dit « support électronique » ? ». Il est clair qu’avec de telles ambiguïtés au sein même des textes réglementaires censés assurer la certitude du droit, on a du souci à se faire !

Le raisonnement continue par le constat que l’archivistique contemporaine s’attache aujourd’hui plus au type de document qu’à leur forme, ce qui a le mérite d’un langage clair et compréhensible. Continuant son exploration définitoire elle cite la définition du type de document du glossaire du PIAF (http://www.piaf-archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=22) : « Catégorie de documents distingué en raison de critères communs, matériels (par ex. aquarelle, dessin) ou fonctionnels (par ex. journal, livre de compte, main courante, registre de délibération …) (c’est moi qui souligne, j’y reviendrai plus loin). Elle revient aussi sur la typologie de documents sollicitée pour les tableaux de tri et de conservation pour souligner que, ici aussi, la terminologie est hésitante.

S’appuyant sur les livres de Louise Gagnon-Arguin, elle identifie les critères qui permettraient de développer une typologie opérationnelle. Parmi ceux-ci, une typologie en deux niveaux, une distinction systématique entre le « dossier de travail » et « dossier principal » (question : le dossier est–il un type de document ?), et finalement le croisement d’une thématique (domaine, processus) et une valeur (officiel vs interne). Elle cite enfin la norme ISO 15489 et la norme ICA-Req qui exposent des définitions un peu divergentes.

A travers une citation de mon article de 2008 () elle met en évidence deux points : le fait que les typologies doivent tenir compte des aspects externes (formats, support) et des aspects internes (structure, validation). Elle l’interprète en termes de fusion entre ces deux dimensions alors qu’aujourd’hui je mettrais personnellement plutôt l’accent sur la distinction ou la clarification. Sa réflexion, liée au nombre croissant de type de document (elle cite 500 à 1000 types de document dans une entreprise, je confirme jusqu’à 3000 types dans un grand hôpital universitaire) l’amène à se poser la question de savoir si le genre n’est pas plus pertinent que le type dans le monde numérique, voire dans le monde documentaire. Elle conclu cette première partie par le constat que « Les types de documents se multiplient et s’atomisent au point d’anéantir la notion même de typologie documentaire, tandis que les genres qui décriraient les caractéristiques communes de documents sur le plan de la forme, du contenu et de la fonction ne sont pas encore ou pas suffisamment définis et illustrés. »

 A mon point de vue cette multiplication des types reste néanmoins maîtrisable en utilisant les grands groupes de documents liés aux usages, tels qu’ils sont définis dans les ouvrages de Gagnon-Arguin. C’est ce que suggère également la structuration du workflow décisionnel mis en place aux Hôpitaux universitaires de Genève (Un workflow décisionnel dématérialisé : L’application GAUDI des Hôpitaux universitaires de Genève (HUG), In: Arbido, Berne, 2010, 2, pp. 56-59. Présentation initiale à la Journée professionnelle de l’AAS, Berne, Records management dans les secteurs publics et privés – points communs et différences, 28 mai 2010 : http://www.vsa-aas.org/fileadmin/user_upload/texte/ag_form/ft_2010/Zeller.pdf)

 Dans la deuxième partie de son chapitre elle entre plus précisément sur l’impact que la théorie des genres peut avoir sur le records management et l’archivistique. Le premier impact et celui de la constitution du genre documentaire, qui institue les niveaux primaire (les collections de faits), secondaire (les documents indexatoires) et tertiaire (les synthèses), on est là dans les caractères extrinsèques. Elle identifie les instruments de recherche archivistique au document secondaire. Cela l’amène à poser la question de la finalité du genre : « le genre est-il un outil externe pour appréhender la valeur d’un document produit par un autre ou est-il un cadre normatif destiné à l’auteur pour produire le document ? ». Elle développe à propos des documents numériques : «  Les données structurées, dans les bases de données, sont les héritières des registres. Les données semi-structurées sont les documents bureautiques. […] Les données non structurées sont tout le reste […] »,

Si j’adhère globalement à ce parallélisme, j’ai néanmoins une réserve sur l’assimilation des bases de données aux registres. C’était certainement vrai au début de l’informatique mais je pense que la nature des bases de données actuelles a évolué, elles sont aujourd’hui les dépositaires des données primaires et font simultanément office de registre. Pour le reste je renvoie au chapitre que j’ai écrit dans l’ouvrage où je détaille en partie ces questions (chapitre 7 : commenté dans un prochain billet).

Citant Tyrväinen et Päivärinta elle réitère le même constat : « ce qui crée un nouveau genre, c’est l’identification d’un ensemble significatif d’éléments de mise en forme et de contenu. […] Ce qui fait que cet ensemble est significatif et peut être qualifié de genre est soit sa récurrence, soit son efficacité. Le genre fonctionne comme la mode. ». Je souligne encore une fois la concomitance de la forme et du contenu, je ne suis pas certain que cela soit une fatalité ou plutôt je pense que cette liaison nécessite une discrimination fine qui n’a pas encore été clarifiée à ce jour.

Une esquisse de genre qui semblerait convenir au records management est celui proposé par InterPARES dans ces « Six functional categories of records » (http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm et le commentaire de M.-A. Chabin ici : http://transarchivistique.fr/les-six-categories-de-records-dinterpares/ ) dont M.-A. Chabin dit : « Ce qui est séduisant dans ce resserrement autour de six valeurs de l’information engageante, c’est l’accent mis sur le «genre» d’action qui supportent les documents ». Avant de conclure elle resitue le genre par rapport aux exigences de l’archivage selon laquelle la première exigence n’est pas le genre mais la valeur de conservation des documents.

Elle conclu en constatant que « ni les pratiques ni les normes de records management n’ont recours à la notion de genre. Cependant le besoin non satisfait de classification pour l’archivage de l’information numérique pléthorique incitent à s’inspirer de tous les travaux qui analysent telle ou telle facette de l’information. » Sans oublier les obstacles encore à surmonter : « Le concept de genre au-dessus ou en parallèles du type de document et de catégorie est séduisant. Conjoncturellement, toutefois, il faudrait renommer cette notion, car, dans les contextes des sciences de l’information, l’expression théorie des genres, l’équivalent de genre theory, souffre en français et particulièrement en France de la concurrence de la théorie des genres (gender theory), qui peut entraîner une confusion des genres… »

Cette ironie finale montre qu’il y a encore bien du chemin à parcourir pour préciser les différentes notions en jeu et que les vocabulaires anglo-saxon et francophone sont aujourd’hui plus source de confusion que de concordance, ce qui démontre tout l’intérêt d’une telle publication.